Сервисы для организации базы знаний

Сервисы для организации базы знаний — это программные инструменты, которые помогают компаниям и организациям централизованно собирать, хранить и управлять информацией, связанной с их деятельностью. Эти сервисы предназначены для создания и поддержания базы знаний, где сотрудники, клиенты или партнеры могут легко находить ответы на вопросы, получать инструкции, обучающие материалы и другую важную информацию.

 

База знаний: что это и зачем она нужна?

База знаний представляет собой внутреннюю «энциклопедию» компании, где сосредоточены обучающие материалы, инструкции, регламенты, шаблоны документов и другая важная информация.

Некоторые организации пренебрегают созданием базы знаний, полагая, что в ней нет необходимости. В результате информация оказывается разбросанной по разным источникам: файлам на компьютерах сотрудников, облачным хранилищам или даже бумажным носителям. Это приводит к тому, что сотрудникам приходится держать множество деталей в памяти, тратить время на поиски нужных данных и часто дублировать документы.

Подобный подход не только замедляет рабочие процессы, но и увеличивает вероятность ошибок, вызванных человеческим фактором.

Расскажем, как внедрение базы знаний помогает решить эти проблемы, и познакомим вас с российскими сервисами, которые облегчают ее создание.

Какие сервисы помогают создать базу знаний и для чего они нужны

Для организации базы знаний используются специальные программные решения. С их помощью можно загружать и упорядочивать различный контент: текстовые документы, изображения, видео и аудиофайлы. Такие сервисы часто оснащены удобными функциями, которые делают работу с информацией проще и эффективнее:

  • Поиск. Позволяет быстро находить нужные данные по ключевым словам или заданным фильтрам.
  • Настройка доступа. Позволяет разграничивать доступ к определенным материалам для разных категорий пользователей: администраторов, сотрудников или клиентов.
  • История изменений. Все правки сохраняются, что упрощает контроль и восстановление данных.
  • Комментирование. Возможность оставлять заметки или обсуждать документы прямо в системе.

Доступ к базе знаний предоставляется в зависимости от назначенных прав. Пользователи могут просматривать, скачивать, делиться информацией или использовать ее для обучения.

30820+22853+6798+6020+6274+52664+6181+52653+55952+5592+5773+6018+6019+6045+6103+6113+6263+6335+6429+6550+6558+6559+6766+62110+62118+65120+66846+66852+66860+66864+69453+69524
Видео про WEEEK Перейти на сайт

Стоимость

Минимум 0 ₽

Пробный период без ограничения функций — 14 дней 

Оплата по подписке

Бесплатно для команд до 5 человек с ограничениями в функциях

Тариф Lite —  до 10 человек —-  от 199 ₽/мес за пользователя 

Тариф Pro —  от 399 ₽/мес за пользователя

Тариф Business —  от 450 ₽/мес за пользователя

Особые условия для стартапов, некоммерческих организаций и университетов — от скидки до 50% вплоть до бесплатного пользования.

Отзыв пользователя

5.0

WEEEK стал незаменимым инструментом для самоорганизации, который я использую в своей работе. Повышение продуктивности и контроль времени с помощью управления проектами, задачами и их выполнением в одном месте значительно повысили мою эффективность и позволили мне лучше контролировать рабочее время.

Отзыв пользователя

4.5

Я приобрела серию вебинаров, которые были посвящены различным темам. Учебный процесс в школе Контур мне понравился. Присутствует удобный доступ к обучению. Информация подается в доступной форме и с достаточной детализацией. От поездки остались только приятные впечатления. Не исключено, что в ближайшее время мне придется оплатить какой-нибудь курс и прослушать его. На мой взгляд, это отличный вариант.

Видео про Unicraft Перейти на сайт

Отзыв пользователя

logo 540
5.0

В целях обучения продавцов выбрали Unicraft. В течении нескольких месяцев - количество продаж увеличилось, а качество работы стало ещё лучше. Что-то новое поступает потому что мы продаем продукты. Онлайн-обучение дает возможность получать информацию быстрее, оповещать персонал о новых позициях и информировать об этом в случае необходимости. Все остались довольны возможностью обучения дистанционно и выбором удобного времени. Сама платформа постоянно модернизируется и появляются новые функциональные вещи, которые облегчают работу с курсами.

Отзыв пользователя

5.0

Искал удобный способ обучаться и развиваться в своей работе. Удобный интерфейс и доступ к множеству материалов сразу привлекли внимание. Было приятно видеть, что информация представлена четко и понятно, это действительно помогает лучше разбираться в сложных темах. Благодаря этому сервису я значительно улучшил свои навыки и нашел новые подходы к решению задач на работе. Отличный ресурс, рекомендую всем, кто хочет расти и развиваться в своей профессии!

Перейти на сайт

Стоимость

  1. Базовая версия – бесплатно.
  2. Премиум, стоимостью от 4 долларов в месяц.

Преимущества

  • Большая коллекция шаблонов.
  • Гибкость настроек.
  • Стильный дизайн.
  • Удобство работы с любыми файлами и массивами информации.

Отзыв пользователя

logo 1 5
4.0

В целом, сервис произвел на меня благоприятное впечатление, хотя я использую его исключительно для того, чтобы пополнить свою корпоративную базу знаний. Интересный интерфейс и продуманная логическая система работы делают работу комфортной и безопасной. Данная программа имеет отличия от других подобных программ. Я уже сталкивался с такими решениями, но здесь все более по-человечески. Для меня было бы удовольствием воспользоваться другими функциями Notion, но в некоторых случаях Trello мешает работе и многие сотрудники отказываются от переезда. Я лишь оценил только малую часть возможностей, но в целом база знаний осталась без вопросов.

Отзыв пользователя

5.0

HR-платформа "Моя Платформа" — это удобное и функциональное решение для управления персоналом, которое упрощает процессы кадрового учета, подбора сотрудников и организации корпоративного обучения. Платформа интуитивно понятна в использовании и легко настраивается под потребности компании. Особо радует возможность автоматизации рутинных HR-задач и удобный интерфейс, который позволяет быстро ориентироваться в системе. "Моя Платформа" отлично подходит как для малого, так и для среднего бизнеса, помогая эффективно управлять всеми аспектами работы с персоналом.

Стоимость

  • «Командная работа» (149 руб./пользователь) – база для внутреннего пользования. От 5 пользователей, 1 ГБ диска на каждого пользователя, все функции без ограничений;
  • «База знаний» (399 руб./пользователь) – база для внутреннего пользования + клиентский портал. То же + 50 бесплатных читателей.

Преимущества

  1. Интуитивно понятный интерфейс — сервис легко освоить даже тем, кто не знаком с базами знаний, благодаря простоте использования.
  2. Гибкость в настройке — возможность адаптации структуры и функций под потребности конкретной компании или команды.
  3. Совместная работа в реальном времени — пользователи могут совместно редактировать документы и обновлять информацию.
  4. Поддержка удалённой работы — доступ к базе знаний возможен из любой точки мира, что упрощает взаимодействие для удалённых команд.
  5. Безопасность данных — настройки прав доступа и резервные копии обеспечивают защиту корпоративной информации.
  6. Интеграции с другими сервисами — упрощение рабочего процесса за счет подключения популярных инструментов.
  7. Автоматизация процессов — позволяет актуализировать данные и уведомлять команду без дополнительных усилий.

Недостатки

  1. Ограниченный функционал в бесплатной версии — многие продвинутые функции доступны только на платных тарифах.
  2. Иногда возникают проблемы с интеграцией — сложность подключения некоторых внешних систем требует дополнительных настроек.
  3. Зависимость от интернета — для полноценной работы с сервисом необходимо стабильное интернет-соединение.

Отзыв пользователя

5.0

С точки зрения функционала, что можно добавить в онлайн органайзер нового? Задачи, которые ставят сотрудники друг перед другом и себе самому, контролируются ими в процессе выполнения. Это выглядит вполне логично и просто. Существует ряд проблем, которые могут возникнуть при использовании классических органайзеров. 1. Не все сотрудники пользуются данным сервисом для того, чтобы планировать свои задачи. Например некоторые из них предпочитают использовать простой notepad. И они используют его только для того, чтоб удовлетворить начальство. 2. 2. Сотрудники создают в сервисе большое количество различных задач и, просматривая их список, долго думают о том, какие из них следует выполнить в первую очередь, а какие оставить на потом. В завершении, они просто садятся пить кофе. 3. При взгляде на километры таск-листов своих сотрудников, менеджер не может понять, насколько быстро идет процесс реализации проекта. Наиболее вероятно, что он сможет оценить эффективность сотрудников по количеству успешно решенных задач. Teamly нашел решение всех этих проблем, что оказалось довольно простым. Teamly не поддерживает создание задач. Там можно устанавливать только свои цели (например, для себя или своих сотрудников). В приоритете должны быть только сегодняшние, завтрашние, послезавтрашние, на следующей неделе, в следующем месяце и в следующем месяце. На каждый из этих отрезков времени вы не можете создать более 5 приоритетов. Возможные варианты изменения статуса по каждому приоритету: начат, завершен или отменен. Таким образом: 1. Существует четкое представление о том, какие приоритеты должны быть у каждого сотрудника. Существует множество способов, позволяющих ему планировать все второстепенные задачи так, как он сочтет нужным. При этом, даже если он не пользуется Teamly из-за желания угодить начальству, он может сделать приоритетные вещи, которые не будут занимать много времени. 2. В случае, когда перед лицом сотрудника находятся не более пяти приоритетов, он начинает действовать более эффективно и не отвлекается на обдумывание того, что нужно сделать. 3. У менеджера есть четкая картина того, кто и что делает, и какие результаты достигнуты (в Teamly существует даже специальная лента изменений, в которую попадает любое изменение статуса приоритетов) Наиболее удобным является то, что в каждом приоритете можно оставлять комментарии. По электронной почте приходит оповещение о произошедших событиях. Данный факт означает, что сотрудник имеет возможность обсудить любой вопрос с менеджером или коллегой, который отвечает за данный приоритет. На текущий период времени Teamly является бесплатной бета-версией, которая доступна для скачивания.

10
IntraService
Нет рейтинга
Перейти на сайт

Отзыв пользователя

logo 1 3
Нет рейтинга

Спасибо вам за отличную статью об IntraService! Очень интересно узнать о возможностях этой платформы. Было легко понять и прочитать ваш комментарий. Вы делаете замечательную работу, помогая нам разобраться в сложных вещах. С удовольствием буду следить за вашими новыми материалами!

11
Confluence
Нет рейтинга
Перейти на сайт
Перейти на сайт
Перейти на сайт
14
Teachbase
Нет рейтинга
Видео про Teachbase Перейти на сайт
15
Service Creatio
Нет рейтинга
Перейти на сайт
16
Yammer
Нет рейтинга
Перейти на сайт
17
vsDesk
Нет рейтинга
Перейти на сайт
18
SmartPortal
Нет рейтинга
Перейти на сайт
19
HelpDeskEddy
Нет рейтинга
Перейти на сайт
20
eXo Platform
Нет рейтинга
Перейти на сайт

Отзыв пользователя

exo platform
Нет рейтинга

Искала удобный инструмент для работы в команде и наткнулась на eXo Platform. Понравился современный интерфейс и многофункциональность платформы. Поражена, как легко стало взаимодействовать с коллегами, а еще есть возможность делиться идеями и документами без лишних усилий. Чувствую, что продуктивность нашей команды значительно возросла! Обязательно рекомендую eXo Platform всем, кто хочет улучшить работу в команде!

21
Desk
Нет рейтинга
Перейти на сайт
22
Zoho Wiki
Нет рейтинга
Перейти на сайт
23
RiskGap
Нет рейтинга
Перейти на сайт
24
Yonote
Нет рейтинга
Перейти на сайт

Преимущества

  1. Удобный и понятный интерфейс, облегчающий освоение и использование платформы.
  2. Широкие возможности интеграции с популярными сервисами, что расширяет функционал и повышает эффективность работы.
  3. Возможность совместного редактирования документов в реальном времени, что способствует улучшению командного взаимодействия.
  4. Гибкая настройка прав доступа обеспечивает безопасность и контроль над информацией.
  5. Поддержка различных форматов представления информации: таблицы, канбан-доски, календари и бесконечные доски.

Недостатки

  1. Отсутствие мобильного приложения может ограничивать доступ к платформе вне офиса.
  2. Некоторые пользователи отмечают недостаток определённых функций по сравнению с аналогичными сервисами.
  3. Возможные вопросы относительно соблюдения лицензионных соглашений и авторских прав.
25
Yandex Wiki
Нет рейтинга
Перейти на сайт

Преимущества

  1. Простота использования: Интуитивно понятный интерфейс позволяет быстро освоить сервис без необходимости в длительном обучении.
  2. Бесплатность: Сервис предоставляется бесплатно, что делает его доступным для компаний любого размера.
  3. Совместная работа: Возможность одновременного редактирования страниц несколькими пользователями повышает эффективность командной работы.
  4. Гибкость настройки: Поддержка Markdown и визуального редактора позволяет выбирать удобный способ форматирования текста.
  5. Интеграция с экосистемой Яндекса: Бесшовная интеграция с другими сервисами Яндекса упрощает рабочие процессы.

Недостатки

  1. Ограниченная функциональность: По сравнению с некоторыми конкурентами, Yandex Wiki может не предоставлять всех необходимых функций для крупных организаций.
  2. Зависимость от экосистемы Яндекса: Для полноценного использования сервиса требуется учетная запись Яндекса, что может быть неудобно для некоторых пользователей.
26
Insighter
Нет рейтинга
Перейти на сайт

Преимущества

  1. Бесплатное использование без скрытых платежей.
  2. Поддержка нескольких популярных маркетплейсов одновременно.
  3. Мгновенные уведомления, позволяющие не упустить выгодные предложения.
  4. Простой и удобный интерфейс, не требующий специальных навыков.
  5. Возможность отслеживания нескольких товаров одновременно.
  6. Постоянное обновление и улучшение функционала на основе отзывов пользователей.

Недостатки

  1. Некоторые пользователи отмечают, что уведомления приходят с небольшой задержкой.
  2. В редких случаях бот может не распознать незначительные изменения цен.
  3. Пока отсутствует поддержка некоторых менее популярных маркетплейсов.
27
Gramax
Нет рейтинга
Перейти на сайт

Преимущества

  1. Интуитивно понятный интерфейс: Пользователи отмечают удобство и простоту использования Gramax, что снижает время на обучение и адаптацию.
  2. Офлайн-доступ: Возможность работать без постоянного подключения к интернету обеспечивает непрерывность процессов.
  3. Интеграция с Git: Поддержка систем контроля версий позволяет синхронизировать документацию с репозиториями, обеспечивая актуальность и отслеживание изменений.
  4. Богатый функционал: Встроенные инструменты для создания диаграмм, редактирования изображений и экспорта документов расширяют возможности пользователей.
  5. Бесплатность: Отсутствие платы за использование делает Gramax доступным для широкого круга IT-команд.

Недостатки

  1. Ограниченная функциональность по сравнению с аналогами: Некоторые пользователи отмечают, что Gramax не полностью заменяет такие сервисы, как Notion, из-за отсутствия ряда функций.
  2. Зависимость от сторонних репозиториев: Хранение данных в GitHub или GitLab может вызывать неудобства при отсутствии доступа к этим сервисам.
28
Smarty-tabs
Нет рейтинга
Перейти на сайт

Преимущества

  1. Простота использования и интуитивно понятный интерфейс.
  2. Возможность структурировать и упорядочивать большое количество ссылок.
  3. Функция экспорта базы знаний в удобном формате.
  4. Возможность делиться подборками с другими пользователями.
  5. Бесплатное использование без встроенных покупок.

Недостатки

  1. Ограниченное количество иконок при создании категорий.
  2. Отсутствие возможности добавлять собственные иконки для категорий.
  3. Необходимость указывать URL при добавлении заметки, что может быть неудобно для хранения обычных текстовых заметок.
29
GemDoc
Нет рейтинга
Перейти на сайт

Преимущества

  1. Доступность: возможность работы с документами без установки дополнительного ПО, прямо в браузере.
  2. Удобство хранения: функция создания галерей для изображений и организация файлов по папкам.
  3. Гибкость использования: подходит для различных задач — от хранения личных заметок до совместной работы над проектами.
  4. Публикация контента: возможность делиться документами с широкой аудиторией через интернет.
  5. Интуитивный интерфейс: простота и удобство использования, что позволяет быстро приступить к работе.

Недостатки

  1. Ограниченный бесплатный тариф: в бесплатной версии доступно создание только десяти документов, что может быть недостаточно для некоторых пользователей.
  2. Отсутствие мобильного приложения: на данный момент нет информации о наличии мобильных приложений, что ограничивает доступ с мобильных устройств.
  3. Ограниченная интеграция: возможности интеграции с другими сервисами могут быть ограничены по сравнению с конкурентами.
30
Zametker
Нет рейтинга
Перейти на сайт

Преимущества

  1. Бесплатность: сервис полностью бесплатен для всех пользователей.
  2. Отсутствие рекламы: ничто не отвлекает от работы, так как в сервисе нет рекламных вставок.
  3. Хранение данных на российских серверах: это обеспечивает высокую безопасность и соответствие законодательству РФ.
  4. Знакомый интерфейс: пользователи Notion легко адаптируются благодаря схожести дизайна и функционала.
  5. Совместная работа в реальном времени: эффективное взаимодействие команды в едином рабочем пространстве.

Недостатки

  1. Ограниченный функционал по сравнению с Notion: некоторые продвинутые функции пока не реализованы.
  2. Отсутствие многоуровневой вложенности заметок: структурирование информации может быть менее гибким.
  3. Нет импорта данных: сложности при переходе с других сервисов из-за отсутствия функции импорта.
31
Minerva Knowledge
Нет рейтинга
Перейти на сайт

Преимущества

  1. Помогает сократить число рутинных вопросов в команде;
  2. Дает единый источник правды — не надо копаться в чатах;
  3. Удобная структура и быстрый поиск по ключевым словам;
  4. Возможность подключения к рабочим системам и ботам;
  5. Хорошо подходит для удалённых и распределённых команд;
  6. Не требует техподготовки — разберётся даже новичок.

Недостатки

  1. Не хватает мобильного приложения — пользоваться со смартфона не так удобно;
  2. Некоторые жалуются на запоздалую поддержку по выходным;
  3. Ограничения в дизайне — не все любят строгие шаблоны;
  4. Импорт из других систем возможен, но требует времени.
Перейти на сайт

Преимущества

  1. Умный и быстрый поиск даже по сканированным документам
  2. Простой интерфейс — без лишней заморочки, быстро втягиваешься
  3. Подходит и для малых компаний, и для крупных холдингов
  4. Надёжность хранения — документы не теряются и не исчезают
  5. Хорошая техподдержка — отвечают в течение дня, по делу, без «канцелярщины»
  6. Есть API — можно связать с другими корпоративными системами
  7. Частые обновления по пожеланиям пользователей — живой проект, не мёртвый софт

Недостатки

  1. Пока нет мобильного приложения — только веб-версия
  2. Некоторые обновления могут приходить без предупреждения — мешает, если работаешь в момент
  3. Нельзя загрузить несколько версий одного документа сразу — приходится загружать по одной
  4. Иногда поиск по PDF с плохо распознанным текстом срабатывает криво

Основные функции сервисов для организации базы знаний:

  1. Создание и структурирование контента: Сервисы позволяют создавать статьи, руководства, FAQ (часто задаваемые вопросы), инструкции и другие материалы, которые могут быть структурированы по категориям, темам или тегам для удобного поиска.

  2. Поиск и навигация: База знаний обычно оснащена мощными инструментами поиска и фильтрации, которые позволяют пользователям быстро находить нужную информацию. Интуитивно понятная навигация упрощает доступ к контенту, даже если он объемный и разнообразный.

  3. Совместная работа: Важно, чтобы сотрудники могли совместно работать над созданием и обновлением базы знаний. Многие сервисы предоставляют возможности для коллективного редактирования, комментариев и предложений по улучшению контента.

  4. Контроль версий и обновлений: Современные сервисы для базы знаний включают функции контроля версий, что позволяет отслеживать изменения в документации и возвращаться к предыдущим версиям при необходимости. Это помогает поддерживать информацию актуальной и точной.

  5. Доступ и безопасность: В зависимости от потребностей организации, сервисы для базы знаний могут предоставлять разные уровни доступа — от общедоступных ресурсов до защищенных разделов, доступных только определенным пользователям или группам.

  6. Интеграция с другими системами: Многие сервисы могут интегрироваться с CRM, HR-системами, поддержкой клиентов и другими корпоративными инструментами, что делает базу знаний частью общей экосистемы компании.

Преимущества использования сервисов для организации базы знаний:

  1. Централизованное хранилище информации: Все знания компании собраны в одном месте, что делает их доступными для всех сотрудников или клиентов, сокращая время на поиск ответов и решений.

  2. Повышение эффективности: Сотрудники быстрее находят нужную информацию, что снижает время на обучение и повышает продуктивность. Клиенты получают доступ к самообслуживанию, что снижает нагрузку на службу поддержки.

  3. Снижение рисков: База знаний помогает минимизировать риски, связанные с потерей знаний при уходе сотрудников, и обеспечивает доступ к проверенной и актуальной информации.

  4. Поддержка обучения и развития: Сервисы для базы знаний способствуют непрерывному обучению и развитию сотрудников, предоставляя доступ к обучающим материалам и руководствам в любое время.

Примеры сервисов для организации базы знаний:

  • Confluence: Популярная платформа для организации корпоративных баз знаний, которая позволяет создавать документы, делиться ими и совместно редактировать.
  • Zendesk Guide: Инструмент для создания самообслуживаемой базы знаний, интегрированный с системой поддержки клиентов Zendesk.
  • Notion: Универсальный инструмент, который можно использовать для создания базы знаний, управления проектами и организации командной работы.
  • Guru: Платформа, которая помогает командам собирать и распространять знания в режиме реального времени, поддерживая актуальность контента.

Заключение

Сервисы для организации базы знаний — это важный инструмент для любой компании, стремящейся к эффективному управлению информацией. Они помогают централизовать знания, упрощают доступ к ним, повышают продуктивность сотрудников и улучшают качество обслуживания клиентов. Выбирая подходящий сервис, компания может значительно улучшить внутренние процессы и создать условия для постоянного роста и развития.