В течении нескольких дней нам удалось разработать и внедрить инструменты бронирования рабочих мест, переговорных комнат, парковок и ячеек для хранения вещей. Мы смогли эффективно организовать офисное пространство, а также создать комфортные условия труда для сотрудников. Наиболее ценным оказалось использование модуля аналитики использования офисных помещений. Модуль помогает нам отслеживать эффективность использования пространства и при необходимости вносить изменения в его организацию. Такой подход позволяет нам не только оптимизировать расходы на аренду, но и максимально использовать доступные ресурсы. В качестве примера можно привести систему UnSpot, которая имеет удобный и понятный интерфейс. С помощью него мы можем легко бронировать рабочие места и переговорные комнаты, а также получать актуальную информацию о том, насколько загружены и доступны различные офисные помещения.
Описание
С помощью данного сервиса можно получить инструменты для управления офисом и организации работы в режиме гибридного офиса. Бронирование рабочих мест и переговорных комнат, а также управление ими позволяет проводить анализ эффективности использования ресурсов.
Вы можете использовать мониторинг занятости помещений для получения информации о загруженности офиса, что позволит вам понять, какие области требуют реорганизации, а какие части можно устранить, тем самым сократив расходы на аренду.
Настраиваемые опции для общих помещений могут позволить создать отдельные сообщества доступа к системе, установить требование для встреч или регистрации на рабочем месте, запретить бронирование определенных частей офиса и многое другое.
Вы можете связать формы, которые позволят сотрудникам регистрировать запросы о любых проблемах с оборудованием или проблемах в офисе. Все эти запросы будут передаваться в службу поддержки.
Эта система имеет возможность легко подключаться к популярным офисным приложениям и коммуникационным службам.
- для организации работы можно использовать google calendar, microsoft outlook, microsoft exchange.
Для обмена сообщениями используются такие коммуникационные платформы, как slack, teams и telegram.
Использование активных служб директории — google ws, azure ad, microsoft 365 on-premis ad
Преимущества
- Простой и понятный интерфейс
- Интеграция с календарями и мессенджерами
- Безопасность личных данных
- Мобильное и декстопное приложение
- Возможность отправлять заявки в АХО
- Подключение к панелям бронирования
- Мониторинг загруженности помещений
- Тепловая карта бронирования
Недостатки
- Нет бесплатного тарифа
Характеристики сервиса
Тарифы
Фото/скриншоты интерфейса
Отзывы пользователей о UnSpot
Долго обсуждали с коллегами возможность использования UnSpot. Некоторые высказывали сомнения в целесообразности использования старой системы, но уже через месяц проведения пилотного проекта все были согласны с нововведением. Со своими клиентами сотрудники техподдержки всегда поддерживали связь. С сегодняшнего дня появилась возможность бронирования рабочего места в режиме онлайн. Удобство интерфейса очевидна. Теперь стало возможным отслеживать присутствие коллег в офисе каждый день недели. Необходимо лишь воспользоваться системой, чтобы заранее пригласить человека на чашечку кофе, с которым есть о чем поговорить. Увлекательно и полезно!
Для гибкого офиса мы начали использовать данную систему. Существует возможность составления расписаний для работников, а на основе данных из аналитики отслеживать загруженность офиса. В настоящее время он заполнен на 90%, но мы решили снизить этот показатель до 80%, так как в компании стало больше свободных рабочих мест. Кроме того, количество сотрудников, которые приходят в офис, увеличилось в 2 раза. Они теперь работают из дома три дня в неделю, а не только два раза в неделю, как раньше.
Начали использовать систему, руководствуясь тем, что она является наилучшим решением для дисплеев, которые находятся перед переговорными комнатами. До этого были использованы планшеты и система Evoco Liso, однако сейчас они не доступны в России или же их цена слишком высока. С помощью UnSpot возможно пользоваться любыми планшетами, даже не относящимися к категории специальных устройств. Для сравнения: в прошлом году мы платили за один планшет около 120 000 рублей, а на данный момент цена составляет 30 тысяч + рамка 5 тысяч рублей.
У меня есть информация о том, что UnSpot используется в нашем офисе не только для бронирования рабочих мест и переговорных комнат, но и для записи на мероприятия, проводимые в больших залах. При необходимости проведения тренинга или корпоративного мероприятия, люди могут воспользоваться специальными помещениями для этого. Для этого мы создали в системе отдельные кабинеты для данной задачи, и они используются для того, чтобы люди могли отмечаться там при намерении посетить мероприятие.
