Как работать с документом в Google Docs: самая полная инструкция

Все больше людей для работы или обучения выбирают удаленный формат. И часто в процессе необходимо писать отчеты, заполнять таблицы, составлять планы и выполнять другую работу с текстом. Дома для этих задач обычно используем пакет MS Office или подобный. Но для дистанционной формы он не подходит. Нужны онлайн-сервисы с возможностью совместного доступа и кроссплатформенностью. Этим требованиям отвечают Google Docs. Это бесплатная система для редактирования текста онлайн. Читайте и сохраняйте этот гайд, здесь много полезного для начинающих пользователей системы. Разберем основные инструменты, режимы и функции.

Достоинства

Но прежде стоит отметить несколько преимуществ, которые положительно выделяют Гугл Документы среди аналогичных сервисов:

1. Вся информация хранится в облаке. Компьютер сломался, завис, а данные остались целыми. На них не влияют проблемы с техникой, электричеством у вас дома.
2. Одновременно несколько человек корректируют материал. Правки сохраняются в realtime и их видят все участники.
3. Google Docs доступны хоть на компьютере, хоть на телефоне. Нужен только Интернет. Операционная система при этом значения не имеет.
4. Чтобы отправить файл другому пользователю, не нужна почта или флешка. Перешлите ему ссылку на него и откройте доступ.
5. Есть голосовой ввод, который, по оценкам пользователей, неплохо распознает русскую речь и значительно упрощает работу. О нем подробнее читайте ниже

Регистрация

Первое, что необходимо сделать перед началом работы в Google Docs, это зарегистрироваться в системе. Если у вас уже есть аккаунт, пользуйтесь им. Какая информация нужна для создания нового:

1. Введите имя и фамилию. Когда сервис нужен для работы, записывайте настоящие данные. Так коллегам или заказчикам будет проще общаться с вами.
2. Придумайте логин. Лучше, если он будет кратким и простым. Быстрее запомнить.
3. Пароль. Не меньше восьми символов, с цифрами, верхним регистром букв, на латинице или кириллице. Выбирайте один язык или совмещайте оба.
4. На следующем этапе запишите номер телефона и подтвердите его. Придет сообщение или поступит звонок от бота с кодом (несколько цифр). Вам его нужно ввести.

Создать

Работайте с документами сразу же после регистрации. Скачивать дополнительные программы необязательно. Так и продолжайте в браузере.

Итак, у вас есть два способа, чтобы начать. Какой из них удобнее, выбирайте сами.

Первый вариант

Заходите в Google Диск. По умолчанию у вас уже есть 15 ГБ свободного места. Использовать его можно не только для офисных отчетов, но и копировать сюда фотографии, видеоклипы.

Нажимайте кнопку «Создать» или «Мой диск», укажите «Google Документы». Сервис вам предлагает пустой файл или воспользоваться шаблоном. Если выбираете второй, то в галерее найдете уже оформленные варианты резюме, деловых писем, докладов, рефератов. Остается только внести свою информацию.

Когда мышкой отметили пустой документ, сразу же на экране откроется редактор. Внешне напоминает MS Word. Похожее меню, панели инструментов, поле для текста.

Файл уже создан. Осталось только дать ему название. Для этого щелкните по надписи «Новый документ» и введите текст.

По умолчанию все они сохраняются в корневом каталоге. Однако, для своего же удобства создавайте каталоги, другие директории. И когда будете понадобиться новый, перейдите в эту папку, а дальше все то же самое: кнопка «Создать».

Второй вариант

Он отличается только ссылкой на хранилище. Вам нужно перейти в Google Документы.

В будущем в центральной части будут располагаться файлы, которые создавали в процессе работы. Но все они без привязки к каталогам. А сейчас там пусто.

Когда понадобиться документ, кликайте на плюс. Он расположен справа, в нижнем углу экрана. Шаблон тоже можно сделать. Подведите мышку к этому же знаку и нажмите на элемент «Лист бумаги» или «Выбрать шаблон».

Панель инструментов

В верхней части любого документа, который открываете через Гугл-сервис, находится панель меню и инструментов. Здесь есть все основные инструменты для форматирования и работы над информацией.

1 — Сервисные элементы

В первом блоке расположены уже многим известные и понятные элементы:

• Отменить и повторить последнее действие.
• Печать на принтере.
• Проверить орфографию. Находит ошибки и дает варианты, чтобы их исправить.
• Копировать форматирование. Перенесет такие параметры, как размер и тип шрифта, междустрочные интервалы, фон, отступы, с одного фрагмента на другой. Алгоритм простой: выделяйте первый кусок, нажимайте эту кнопку, отмечаете другую часть текста, куда планируете клонировать настройки.

2 — Масштаб

Визуально увеличивает или уменьшает страницу. Это только зрительный эффект. Реальные размеры страницы остаются прежними.

3 — Стили

Разделять текст в материале на части — это правило хорошего тона. Оно применимо к любой работе: от школьного реферата до заказной статьи в глянцевом журнале.

Чтобы разобраться и понять систему структурирования, вспомните школьные сочинения по литературе и план к ним. По этому же принципу разделяют информацию:

• основной текст;
• название материала;
• подзаголовок (краткое описание темы) ;
• заголовки с 1 по 4 уровни.

Если вы новичок в этом, используйте настройки по умолчанию. Выделите фрагмент текста, на панели инструментов выберите «Стили» и отметьте нужный.

Когда предложенные варианты в Гугл Документах вам не подходят, создавайте свой собственный.

1. Установите шрифт, выравнивание, отступы и другие параметры.
2. Перейдите в «Стили», укажите тип.
3. Раскройте дополнительное меню, кликните «Обновить в соответствии с выделенным фрагментом».

Однако форматирование сохранится только в этом документе. Чтобы ваши изменения применялись во всех файлах, в разделе «Настройки» нажмите пункт «Сохранить как стили по умолчанию».

4 — Шрифт

В четвертом блоке собраны инструменты для настройки шрифта. Здесь можно выбрать, например, его тип. Изначально установлен «Arial» и его размер 11.

Если базового набора недостаточно, добавляйте другие из библиотеки. Перейдите в меню «Другие шрифты» и подберите что-то более интересное. Не забудьте нажать «Ок».

Используйте элементы этого блока, чтобы добавлять к выделенным фрагментам эффекты: жирный, курсив, подчеркивание, цвет букв и фон.

5 — Вставка

В пятом блоке всего три базовых инструмента. Первый — это ссылка. Переход на внешнюю страницу. Для этого отметьте фрагмент текста, нажмите на эту кнопку и напишите URL. Или выберите инструмент через контекстное меню.

На остальных двух элементах пятого блока остановимся подробнее.

Комментарии

Удобный инструмент, когда работаете над материалом, но не решаетесь его изменить сейчас или хотите оставить заметку, чтобы добавить новые факты, заголовки и так далее. А также он эффективен при совместном доступе.

Например, пишите заказную статью, а редактор проверяет и оставляет свои метки в разных частях текста, сам при этом ничего не удаляет, не вставляет.

Чтобы активировать функцию:

1. Выделите фрагмент,
2. В контекстном меню отметьте «Оставить комментарий». Или щелкните по пиктограмме «+» . Она появляется всегда справа, на полях, когда любой текст выделен.
3. Напишите замечание и кликните по кнопке «Добавить».

Когда вопрос решен в поле комментария нажмите галочку. А если решите удалить запись совсем, тогда жмите три точки и выбирайте соответствующий пункт.

В Гугл Документах все комментарии сохраняются в архиве. Они всегда доступны. И когда нужно вспомнить, как продвигалась работа, откройте его.

Изображения

Очень часто так бывает, что материал необходимо иллюстрировать. Для этого можно скопировать изображение в источнике, а затем вставить в документ: «Правка» — «Вставка». Или просто перетащить мышкой. Но есть и другой способ.

Откройте меню «Вставка», выберите «Изображение». Получится:

• загрузить картинку с компьютера (любую с жесткого диска);
• найти в Интернете — справа откроется панель поиска в Google.com;
• добавить из Google Диска;
• добавить из Google Фото — ваш облачный архив;
• вставить URL — ссылка на картинку на внешних ресурсах;
• сделать снимок — запустится видеокамера.

После того как загрузили картинку в текст, вы меняйте яркость, размер, поворачивайте, добавляйте рамку или обрезайте границы. Щелкните по картинке один раз мышкой, на панели инструментов выберите «Параметры изображений». Либо вызовите их через контекстное меню. И регулируйте характеристики, как пожелаете.

6 — Абзац

«Простыню» из текста читать очень сложно. Поэтому инструменты для форматирования абзаца просто незаменимы. В базовый комплект на панели входят элементы, которые помогают выровнять написанное по одной из границ:

• левый край;
• центр;
• правый край;
• ширина.

А также механизмы, что управлять интервалами и отступами между строчками. Это самая последняя кнопка в этом блоке.

По умолчанию интервал равен 1,15. Если захотите его изменить, выделите весь материал или отдельный абзац и кликните нужный пункт из списка: двойной, полуторный или задайте свой собственный («Настройка интервалов»).

7 — Списки

Списки — один из наиболее часто используемых элементов. Даже в этой инструкции их уже много. Списки прекрасно структурируют информацию.

В Google Docs их три вида:

1. Контрольный — список задач с чек-боксами или галочками.
2. Маркированный — для выделения элементов списка используется любой знак: птичка, круг, стрелка и так далее
3. Нумерованный.

Нажмите на любую из кнопок, чтобы сделать список. Очередной пункт появится после «Enter».

Вы можете менять тип уже готового списка. Для этого переведите курсор на любую из его строк и на панели инструментов мышкой укажите нужный формат.

Также маркеры для выделения элементов легко переключать на другие, если выделить их и щелкнуть правой кнопкой мышки.

Кнопки «Уменьшить отступ» и «Увеличить отступ» понадобятся, чтобы создавать сложные списки или просто менять стандартное расположение.

8 — Очистить форматирование

Удалит все настройки и вернет к формату «Обычный текст» любой выделенный фрагмент.

Рисунок

Не стоит путать с вставкой изображений. «Рисунок» — это встроенный в Google Docs редактор. Чем-то напоминает Paint. За несколько минут в нем можно создать блок-схему, шуточный мем, карту и так далее. Режим активируется через меню «Вставка» — «Рисунок» — «Новый».

На экране редактор выглядит так, а цифрами обозначены функции:

1. Действия. Это инструментарий: копировать, вставка, группировать, сохранить, выровнять и так далее.
2. Отменить и повторить. Их смысл понятен, объяснять из не за чем.
3. Масштаб. Изменить размер, показать сетку, увеличить на весь экран.
4. Выбрать. Указатель, им выделяют объекты, щелкнув мышкой по нему. Легко перемещать,
5. Линия. Тип линии, которую можно нарисовать на поле: прямая, ломаная, кривая, угловой соединитель, стрелка.
6. Фигура. Их количество впечатляет, набор блоков, стрелок, математических операндов, выноски. В каждом есть текстовое поле, куда добавляйте примечание.
7. Текстовое поле для ввода сообщений.
8. Изображение. Перетащите его, скачайте из Интернета, виртуального диска или хранилища на жестком диске.
9. Способы ввода: с физической, виртуальной клавиатуры или нарисовать карандашом.

Когда закончили работу с рисунком, нажмите «Сохранить и закрыть». И он появится в материале. Если он нужен, как отдельный файл, кликайте «Действия» — «Скачать» и указывайте подходящий формат.

Таблица

Чтобы структурировать написанную информацию иногда без таблицы не обойтись. В Google Docs ее вставить можно так: меню «Вставка» — «Таблица». Мышкой выбирайте количество столбцов и строк. На этом этапе система предлагает максимальное число — 20 х 20. Если требуется больше, оно меняется в процессе редактирования.

Когда таблица уже добавлена в документ и курсор будет стоять в одной из ячеек, в панели инструментов появятся элементы для работы с ней. Они помогут настроить внешний вид:

• цвет фона;
• цвет границ;
• ширина границ;
• стиль границ.

Стилизовать всю таблицу сразу или изменить некоторые ее параметры, можно через «Свойства таблицы». Отметьте все ячейки и в контекстном меню кликните этот пункт.

Вставляйте строки или столбцы, удаляйте их, группируйте ячейки также с помощью правой кнопки мыши. Внимательнее выделяйте области, например, которые хотите объединить.

История изменений

Представьте ситуацию, вы долго работали над квартальным отчетом, но заметили ошибку. Поняли, что допустили ее еще вчера и два дня делали расчеты с неправильными данными. Что делать? Оптимальный вариант — откатиться назад. Не надо 1000 раз нажимать на кнопку «Отменить». Откройте меню «Файл», затем «История версий» и выберите «Смотреть историю версий».

На экране с правой стороны вы увидите даты и имена пользователей, которые как-то корректировали материал. Выберите нужный день и нажмите на знак треугольника. Таким образом вы отслеживаете все этапы работы с файлом, отчетом, найдете время, когда допустили ошибку. Кстати, зеленым цветом в тексте подсвечиваются правки в этот временной интервал.

Когда поиск завершен, кликайте по трем точкам и «Восстановить эту версию».

Автозамена

Очень удобный инструмент, если много работаете с текстом и часто вставляете символы, которых нет на клавиатуре: денежные знаки (рубли, евро, фунты), длинное тире и другие. Откройте «Инструменты» — «Настройки».

Здесь уже есть некоторый список символов для автозамены. Но вы всегда можете добавить сюда свои или удалить текущие. Нажимайте «Ок» и таблица сохранится. Замена сработает, когда на клавиатуре набираете специальный символ и нажмите пробел.

Голосовой ввод

Когда уже устали набирать текст, но работу продолжать все же надо, активируйте режим «Голосовой ввод». Что это означает: диктуете, а виртуальный помощник печатает вместо вас. Он неплохо распознает языки, среди них: русский, английский, азербайджанский, китайский, турецкий, украинский, финский.

На компьютере функция работает, если Google Docs запущены в браузере Chrome. Чтобы запустить ее:

1. Включите микрофон на ПК.
2. Откройте меню «Инструменты» — «Голосовой ввод» или на клавиатуре Ctrl + Shift + S.
3. Когда на экране появится значок микрофона оранжевого цвета, начните говорить. Если он серый, запись остановлена. Просто кликните по нему мышкой, чтобы активировать снова.
4. Произносите речь плавно, без рывков.

Добавляйте в материал знаки препинания. Команды для этого поддерживаются не на всех языках, но на русском есть. Вот они:

• точка;
• запятая;
• вопросительный знак;
• восклицательный знак;
• новый абзац.

Форматировать текст тоже можно. Но здесь виртуальный помощник понимает только английский язык. Убедитесь, что в настройках выставлен именно он. И команды подавайте ему такие:

1. Выделить текст: select (word of phrase), select all.
2. Форматировать шрифт: bold (жирный), italics (курсив), superscript (надстрочный), underline (подчеркивание), lowercase (регистр нижний), uppercase (регистр верхний).
3. Работа с абзацем: line spacing (межстрочный интервал, надо назвать от 1 до 100), decrease indent (отступ убрать), increase indent (отступ увеличить).
4. Выравнивание: align center (центр), align justified (по ширине), align left (по левому краю), align right (по правому краю).
5. Списки: create bulleted list (маркированный список), create numbered list (нумерованный список).

Настройки доступа

Если над документом должны работать несколько человек, тогда нужно открыть к нему доступ. Не переживайте насчет целостности файла, что кто-то испортит его, допустит ошибку. Права на корректировку даете сами. А все изменения отображаются в истории. Всегда сможете вернуться к первоисточнику.

В Google Docs есть два вида доступа.

По ссылке

Самый простой. Чаще всего пользователи применяют именно его. Нажмите кнопку «Настройки доступа». Она находится в правом верхнем углу.

В открывшемся окне разрешите всем, у кого есть ссылка (кликните по ней). А теперь настройте права:

1. Читатель — только просматривает документ.
2. Комментатор — корректировать нельзя. Разрешается оставлять заметки на полях, рекомендовать правку, указывать на ошибки в каких-то частях.
3. Редактор — допускаются все действия: копировать, удалять, добавлять, кроме физически удалить. Это право остается за владельцем.

Именной доступ

Когда информация в документе достаточно конфиденциальна, открывайте доступ только определенному кругу лиц. Обязательное условие — у всех должен быть google-аккаунт, то есть почта на сервисе Gmail.

Нажмите кнопку «Настройки доступа», добавьте Email-адреса. И выберите, какими правами будут обладать читатели данных.

Доступ к папке

Бывают ситуации, когда поделиться нужно не одним файлом, а папкой. Что делать в этом случае?

1. Вызовите контекстное меню нужного каталога.
2. Выберите строку «Открыть доступ». Следующие действия ничем не отличаются от тех, которые описывали выше.

Если вы учитесь, пишете отчеты, статьи, то есть много работаете с текстом, сервис Google Docs весьма полезен. Функционал совсем не уступает привычному MS Word, а по некоторым позициям и лучше. Весомый аргумент — он бесплатный. Купить лицензию, продлить ее — вас это уже не беспокоит. А также проблемы, если завис компьютер, неожиданно «умер». Работа хранится в облаке, и ей не страшны подобные внешние факторы. Пишите и творите на любом устройстве, где есть Интернет, и не привязывайтесь к месту. Эта инструкция поможет разобраться, если вы только начинаете знакомиться с сервисом. И опытные пользователи точно найдут для себя что-то интересное.