Как работает онлайн-касса и как ей пользоваться

Онлайн-касса (ККТ) — это необходимое устройство для расчета с клиентами практически для всех форм бизнеса. У владельцев фирм было два года, чтобы переоформить, обновить свои старые аппараты или перейти на новые. Если вы этого еще не сделали или у остались непонятные моменты, тогда статья для вас. В ней собрали вместе ответы на все основные вопросы: как работает касса, как ей пользоваться, как выбрать и так далее. 

Как работает онлайн-касса? 

Онлайн-касса — это аппарат или устройство. Оно необходимо, чтобы фиксировать продажи в магазинах, цветочных салонах, косметических кабинетах, медицинских центрах и так далее. То есть бизнесмен каждую сделку должен проводить через кассу. Такое устройство для покупателей формирует чек, а потом передает данные в налоговые службы в зашифрованном виде с помощью операторов фискальных данных. 

ОФД — это специализированные онлайн-сервисы, которые и занимаются обработкой информации с касс. К тому же по закону 54-ФЗ они должны обеспечить безопасность и сохранность всех данных в течение 5 лет. Самые популярные из них: Такском, Эвотор ОФД, Яндекс ОФД, Тензор, СКБ Контур, Тандер, ИнитПро. 

В этом же нормативном акте (от 22.05.2023) описаны требования к онлайн-кассам. Бизнесмены обязаны использовать только те устройства, которые им соответствуют. Вот основные из них:

1. Заводской номер записывается на корпусе. 
2. Обязательная регистрация в Федеральной налоговой службе (ФНС). 
3. Оборудованы фискальными носителями с определенным сроком работы. По его окончанию модуль меняется на новый. 15 месяцев для подакцизной продукции, 36 для всех остальных. 
4. Есть встроенные часы в формате real-time. 
5. Печатают номенклатурные данные. 
6. Формируют и отправляют чеки в бумажном виде, на электронную почту или СМС. 

А как же работает онлайн-касса? Принцип довольно простой. Рассмотрим его поэтапно:

1. Клиент в магазине приобретает товар или услугу. 
2. Оператор с помощью сканера штрих-кодов или вручную вносит данные о покупке: наименование, количество, цена. Итоговая сумма для оплаты формируется автоматически. Информация о продавце вносится только раз, во время регистрации аппарата. 
3. Клиент любым удобным для себя способом вносит деньги: наличными или оплачивает картой. 
4. Касса формирует чек, отправляет его на печать или в электронном виде. И данные о покупке записываются на фискальный носитель. 
5. С него вся информация об операции к ОФД. Результат передачи получает касса. 
6. Фискальный оператор обрабатывает данные и транслирует их в налоговые органы. 

Если у вас нет проблем с доступом в Интернет, то все процедуры происходят моментально, в режиме реального времени. В случае отсутствия или проблем с выходом в сеть, ККТ продолжает работать, но уже в автономно. ФСО получают данные, когда стабильность трансляции будет восстановлена. 

В отдаленных районах страны считается законным, если касса обрабатывает платежи в таком формате. Но предприниматель обязан один раз в 30 дней отчитаться о продажах в налоговых органах. Для этого ему достаточно активировать доступ в Интернет. 

Виды онлайн-касс

Онлайн-кассы отличаются друг от друга внешним видом, функциональными возможностями, размерами, способами подключения к Интернету и остальными параметрами. Разберем основные виды ККТ.

Автономная касса

Автономный кассовый аппарат или ньюджер — один из самых популярных и доступных устройств. Внешне напоминает калькулятор: коробочка с кнопками и небольшим экраном. В комплектацию входят также фискальный накопитель, принтер для чеков и аккумулятор (до 8 часов работы). Однако производительность у него небольшая: до 50 штук в день.

Ньюджер оптимален для любых условий и помещений: на улице, отсутствие отопления, маленькие комнаты, мобильные группы и так далее. Недостатки у автономной кассы тоже есть:

• Встроенное программное обеспечение довольно примитивное. 
• Подойдет только для ограниченного ассортимента: не больше 100 позиций.
• Необходимо каждый раз подключать к компьютеру, когда приходится менять состав продукции или ее характеристики. 

Стоимость: до 25000₽.

Смарт-терминал

Смарт-терминал, его еще называют умной кассой, подходит практически всем формам бизнеса, легко подключить эквайринг. Внешне выглядят, как планшет: большой сенсорный экран, принтер чеков, фискальный накопитель. Работает касса на базе операционной системы Android. 

Программное обеспечение обновляется автоматически через Интернет. Вы можете загружать практически любые приложения. Например, ККТ одновременно будет выполнять задачи кассы, сканировать штрих-коды и вести учет товарного ассортимента. Как правило, владельцы таких устройств имеют личный кабинет на платформе, где и устанавливают дополнительные фитчи. 

Формат «в коробке» или «все в одном» используется бизнесом любого размера. Встроенный аккумулятор позволяет принимать оплату от клиентов даже курьерам, таксистам. 

Стоимость: 15000-35000₽.

Фискальный регистратор 

Разновидность стационарных устройств. В дизайне нет дисплея, встроенного модема или аккумулятора. Работает только от сети. Чеки печатает, фискальные накопители есть. Они хранят, шифруют данные обо всех операциях. Срок действия ограничивается 15 или 36 месяцами.

Аппарат соединяется с компьютером или планшетом. И данные в ОФД транслируются уже через эти устройства.

В дополнение к фискальному регистратору придется докупить банковский терминал, сканер штрих-кодов или другое оборудование. Состав определяют бизнес-задачи.

Фискальный регистратор отлично подходит крупным магазинам, ресторанам, пунктам выдачи товара. Для начинающих предпринимателей — не самый лучший вариант. Такие кассы способны обслуживать большой поток клиентов. 

Стоимость: 15000-40000₽.

POS-система (стационарная касса) 

Стационарный аппарат — это тот, который мы чаще всего видим в супер или гипермаркетах, центрах общественного питания и других крупных точках. То есть в местах с большой проходимостью и площадью торговой зоны. 

Комплектация обширная. Помимо фискального регистратора и принтера для чеков есть дисплей сенсорный или с клавиатурой, платежный терминал, сканер штрих-кодов, компьютерный блок, ящик для денежных средств. Состав функциональных компонентов зависит от модели и немного меняется. На рынке есть и более простые сборки POS-систем. Предприниматель среднего сектора вполне может использовать такой ККТ. 

К тому же владелец на устройство при необходимости устанавливает системы товароучета и аналитики или любое другое программное обеспечение. 

Чаще всего корпус стационарных аппаратов защищен от влаги, пыли и перепадов температур. 

Стоимость: 10500-90000₽.

Касса с эквайрингом

Внешне похожи на смарт-аппараты. Но они принимают наличный расчет и оплату по банковской карте. Эквайринговый модуль уже встроен в комплектацию. 

В таких кассах есть и аккумулятор. Поэтому они легко используются в качестве мобильного фискального устройства, например, курьерами. 

В магазинах находят тоже применение такие ККТ в качестве стационарных терминалов. Однако у них есть существенный минус. Если эквайринговый модуль выходит из строя, менять приходится прибор полностью. 

Стоимость: 12000-25000₽.

Облачная касса

Это не физическое устройство, а программный комплекс. Он интегрируется с сайтом, ботом в мессенджере. И помогает принимать платежи от клиентов в удаленном формате: онлайн магазины, службы доставки. После зачисления денежных средств ПО передает данные в ОФД. 

Сам кассовый аппарат находится в дата-центре. А владельцы, например, Интернет-магазина, его просто арендуют. С web-ресурсом он синхронизируется по API. 

Для бизнес-предпринимателей облачная касса дает несколько преимуществ:

• управляет ККТ со смартфона;
• не покупаете оборудование;
• нет необходимости носить физический прибор для приема оплаты;
• ответственность за работоспособность техники несет ее арендодатель. 

Стоимость: от 500₽/месяц.

Популярные сервисы: Комтет касса, Первый ОФД, Юkassa. 

Какую кассу выбрать для бизнеса

Выбор онлайн-кассы — серьезный шаг для бизнесмена. Здесь важно приобрести правильный аппарат с нужным функционалом и не переплатить за лишнее. Вот несколько главных критериев, которые следует оценивать. Они помогут не ошибиться. 

1. Формат производимых расчетов определяет тип ККТ. Например, службы доставки работают в удаленном от офиса режиме. Для них важна мобильность и больше других подходят кассы с эквайрингом. В крупном магазине с высокой проходимостью лучше установить стационарные устройства и интегрировать их с автоматическими системами учета. 
2. Условия торговли также влияют на тип ККТ. Если фирма продает в уличных ларьках, хороший вариант автономные аппараты. Для небольших бутиков подойдут смарт-устройства. 
3. Производительность кассы определяют число покупателей. Чем их больше, тем мощнее стоит выбирать аппарат. Например, со скоростью печати чеков 80-100 мм/с, автоотрезом и дополнительным аккумулятором. 
4. Сколько места на торговой точке? Если много, то можно использовать любое оборудование. А вот маленьким магазинчикам достаточно будет смарт-касс. 
5. Подакцизная продукция, например, алкоголь, должны регистрироваться в системах ЕГАИС или «Честный знак». Когда ККТ синхронизирована с ними, бизнес ведете правильно. 
6. Интерфейсы для передачи информации в ОФД отличаются: мобильный Интернет, Wi-Fi или проводное соединение. Какой выбрать, определяют первые два критерия. 
7. Интеграция со сторонними системами (складской учет, аналитика и другие) актуальна для тех фирм, которые уже немного раскрутились и есть постоянный поток клиентов. 

Как установить кассу

Если уже определились с моделью онлайн-кассы, дальнейшие ваши действия будут следующими:

1. Купите или арендуйте конкретный терминал. Когда в комплектации нет фискального накопителя, его следует приобрести отдельно. 
2. Выберите оператора ОФД. Список популярных уже писали выше. Изучите условия сотрудничества. Заключите договор. И зарегистрируйте кассовый аппарат на сайте ОФД. 
3. На портале ФНС у вас уже должен быть личный кабинет. В противном случае его необходимо создать. А затем подайте заявку, чтобы поставить на учет фискальный накопитель. Для этого зайдите в раздел «Контрольно-кассовая техника» заполните заявление. В ответ налоговая служба пришлет регистрационный номер кассы. 
4. Теперь можете активировать фискальный терминал. Нужно ввести полученный в ФНС регистрационный номер и сформировать отчет. Инструкцию, как это сделать, ищите в комплекте с ККТ. 
5. После возвращайтесь в личный кабинет портала ФНС, где необходимо ввести фискальный признак. Он будет прописан в отчете, который сделали в предыдущем пункте. Это комбинация из 10 цифр. Итогом станет карточка онлайн-кассы. Ее пришлет налоговая в течение нескольких дней. Как только вы ее получите, сразу можете начинать работать. 

Некоторые поставщики онлайн-касс или их арендодатели предлагают пакетные услуги, куда и входят такие организационные моменты. От вас требуется заполнить анкету, где указываете все необходимые данные. 

Какому бизнесу онлайн-касса не нужна? 

Хотя Федеральный закон и обязывает бизнесменов устанавливать на торговых местах онлайн-кассы, есть и некоторые исключения из правил. Работать без ККТ могут:

1. Самозанятые. Они формируют чеки через приложение «Мой налог» и отчитываются перед налоговой сами. 
2. Вне зависимости от налогового режима освобождаются предприниматели, торгующие на рынках и ярмарках, например, сезонными овощами, одеждой. Столовые, которые кормят учеников и преподавательский состав школ, детских садов, колледжей, университетов во время занятий. Мастера ручной работы, сервисы по утилизации тары, приема макулатуры от населения и другие. 
3. ИП из труднодоступных и отдаленных местностей. Полный список таких пунктов публикуется на сайте администрации региона. Однако не стоит путать с областями, где отсутствует Интернет. Такие бизнесмены отчитываются раз в 30 дней или после истечения срока работы фискального накопителя. 
4. Предприниматели, которые работают по системе патента. Сюда входят направления: пошив одежды, услуги фотографа, электромонтажные, сантехнические задачи, клининг, звукозапись, организация мероприятий, репетиторство, экскурсоводство и так далее. 

Полный перечень указан в статье 2 54-ФЗ. Советуем регулярно его изучать. Список освобожденных часто корректируется. Некоторые виды бизнеса пропадают из него. И чтобы не попасть на штраф, мониторить изменения нужно периодически. 

Преимущества ККТ для предпринимателей

Онлайн-кассы в сравнении с обычными кассовыми аппаратами значительно выигрывают. Есть несколько весомых преимуществ. 

1. Каждый кассовый аппарат должен проходить регистрацию в центрах технического обслуживания. Раньше бизнесмен их посещал лично, тратил время и средства на сервис. С онлайн-кассами такой необходимости нет. 
2. Постановка на учет происходит только в удаленном формате. К тому же есть фирмы, сервисные центры, которые и подобные регистрационные моменты могут выполнить за вас. 
3. Обычно, как пользоваться онлайн ККТ, сотрудники понимают за 10-15 минут. Простой интерфейс и интуитивный функционал помогают этому процессу. 
4. Практически все устройства синхронизируются с системами учета товарно-материальными ресурсами. Это значительно облегчает ведение бизнес-процессов. 
5. В личном кабинете ОФД доступна вся статистика продаж, где предприниматель отслеживает необходимые ему параметры, может формировать отчеты, строить диаграммы, рассчитывать бизнес-показатели и коэффициенты. 
6. Для ФНС бизнес становится прозрачным. Значит будет меньше неожиданных проверок. 

Онлайн-кассы реже выходят из строя. Средний срок службы одного устройства в среднем 7 лет. Кроме того, производители дают собственную гарантию. Обычно она не превышает двух лет. 

Итоги

Онлайн-касса — функциональное и надежное устройство для финансовых расчетов с клиентами. К тому же ККТ должен иметь каждый бизнесмен, если он не попадает в список исключений по закону 54-ФЗ. Онлайн-кассы отличаются друг от друга формой, размером, условиями использования, набором инструментов и возможностей. Выбирая аппарат для своей фирмы, ориентируйтесь на бизнес-задачи, которые он будет выполнять. Настроить его можно самостоятельно или поручить это, например, сервисному центру, но уже за отдельную плату. Пользоваться любой кассой легко. Дружественный интерфейс и доступный функционал. Основная масса современных моделей интегрируется с разнообразными системами бухгалтерского, финансового и статистического учета. Предпринимателю это дает больше возможностей, чтобы автоматизировать бизнес-процессы. 

Реклама. Информация о рекламодателе по ссылкам в статье.

Орлов Александр (Основатель блога)

Спасибо, что делитесь своим опытом в комментариях. Есть вопросы, напишите на почту info@resize-web.ru