Бизнес-процессы в Bitrix24: подробная инструкция по созданию и настройке

Бизнес-процессы в Битрикс доступны только на тарифе Профессиональный и Энтерпрайз, а также на коробочных версиях системы. Кликните здесь, чтобы выбрать подходящий тариф.

Для слаженной работы всей компании необходимо автоматизировать определенные процессы. Реализуется это путем использования набора полезных инструментов, которые в совокупности называются «Битрикс24». Они универсальные – подходят компаниям любого масштаба и сферы деятельности. Речь идет о следующих сервисах:

• СЭД (электронная документация);
• видеозвонки;
• разработка задач;
• контакт-центры;
• CRM.

Это далеко не полный перечень инструментов, объединенных в систему Битрикс24. Их использование позволяет избавить сотрудников от рутинных действий и ускорить рабочий процесс на предприятии.

Какие именно бизнес-процессы (БП) можно осуществлять с помощью сервиса? Оформление заявления на получение отпуска/на командировку, выдача наличных сотрудникам компании, выставление счета на оплату, составление исходящей документации. Настроить эти процессы можно в демо-версии сервиса. Это следует сделать в обязательном порядке.

Типы бизнес-процессов в Bitrix24

1. Статичные процессы — автоматизируют стандартные задачи, такие как согласование документов или запросы на отпуск.

2. Бизнес-процессы со статусами — позволяют автоматизировать более сложные сценарии с возможностью переключения между разными статусами. Это удобно для задач, где важен контроль на каждом этапе.

Настройка БП в Битрикс24

У каждого процесса есть три вкладки – «Доступ», «Подписи», «Настройки». Начните с последней – нажав на нее, заполните все предложенные поля. В частности, название БП, более подробное его описание, позиция в общем списке процессов, картинка (она поможет идентифицировать БП в общем списке).

Следующая вкладка – «Подписи». Все разделы и отдельные элементы, входящие в БП, могут быть изменены. В частности, можно добавить презентацию, изменить или удалить ее, добавить новый раздел, документ и папку.

Третья вкладка – «Доступ». Здесь можно указать права доступа к бизнес процессу (полные, частичные или персональные). Также есть дополнительные функции, которыми можно воспользоваться. Речь идет о следующих действиях – настроить поля процесса, удалить его или копировать. Еще пользователь может:

• изучить подробно ранее запущенные процессы;
• отметить те бизнес мероприятия, которые нуждаются в немедленной корректировке;
• проанализировать активные процессы, которые еще не завершены;
• удалить зависшие мероприятия из списка;
• воспользоваться специальным поисковым фильтром.

Для автоматизации работы всех элементов нужно составить список бизнес-мероприятий. Он должен быть подробным и структурированным по датам исполнения и важности. Например, заявление на отпуск, утверждение этого заявления руководителем отдела, перерасчет зарплаты для работника, желающего уйти в отпуск.

Попробовать бесплатно Битрикс 24

Наглядные примеры создания бизнес процесса в Битрикс24

Пример 1. В системе создается подходящий тип информационного блока. Затем открывается новая страница. В которой размещается компонент «bitrix:bizproc.wizards». В его настройках указывает тип инфоблока. Этот компонент после сохранения всех настроек создает полноценный интерфейс, в котором уже можно приступать к формированию бизнес процесса.

В интерфейсе есть визуальные элементы, упрощающие выполнение большинство задач. С их помощью можно создать новые процессы, или изменить уже имеющиеся – исходящие документы, выдача наличных, заявление на командировку или на отпуск, счет на оплату.

Пример 2. Чтобы появился новый процесс, нужно нажать на кнопку «Создать новый» внутри ранее сформированного интерфейса. Откроется форма с обязательными полями для заполнения. Необходимо выбрать вкладку «Настройки» и заполнить все строки – название, описание, сортировка, картинка.

Как работать в CRM с бизнес процессами Битрикс24?

Нужно запустить систему и перейти в раздел CRM. Затем следует открыть вкладку «Настройки», выбрать подкатегорию «Роботы и бизнес процессы», нажать на «Бизнес-процесс». Откроется список опций, которые присущи для CRM:

• лиды и контакты;
• компания и сделка;
• коммерческое предложение;
• смарт-процессы и счета.

Напротив каждой опции есть две кнопки выбора – «Добавить шаблон» и «Список шаблонов». Активируйте любую из них. Если решите создать новый шаблон, то придется перейти в дизайнер бизнес-процессов для CRM-опций. В нем будет перечень действий, которые доступны только в режиме СРМ.

Модуль «Дизайнер» помогает проектировать, создавать и изменять бизнес процессы. Технология проектирования реализована с помощью визуального стиля программирования, который называется «Drag&Drop». Сложностей с его использованием не возникает. Шаблон открывается в специальном конструкторе. В нем можно задать ключевые параметры будущего бизнес-процесса, не имея даже базовых знаний в программировании.

А вот уже для создания спроектированного процесса следует хотя бы поверхностно познакомиться с кодом. Нужно будет поставить задачу, создать алгоритм ее выполнения и осуществить тестирование. Без предварительной базовой подготовки не получится реализовать этот набор действий.

Про конструктор

Специальный конструктор состоит из двух частей – административной и публичной. В первой части открыть список созданных шаблонов можно двумя методами. Либо выбрать желаемый информационный блок и в контекстном меню выбрать опцию «Шаблоны бизнес процессов». Либо же открыть раздел с настройками свойств блока и нажать на «Список готовых шаблонов».

Публичная часть позволяет открыть универсальный список через опцию «Действия» и подкатегорию «Настроить бизнес процессы». Существуют и другие способы. Они варьируются в зависимости от типа запрашиваемого документа.

Самые популярные ошибки, которые допускаются при работе с бизнес-процессами

Ошибка первая – совершение множества действий по отношению к разным полям одного документа. Эти меры не запрещено осуществлять, но они сильно затягивают процесс работы. Проще изменить группу полей документа выполним лишь одно действие.

Ошибка вторая – зацикливание бизнес процесса из-за неправильных условий выхода. Часто подобное случается, когда злоупотребляют кнопкой «Пауза». Во избежание подобного недочета необходимо несколько раз убедиться в правильности настройки процесса выхода из цикла.

Ошибка третья – нажата «пауза» вместо выбора команды «Ожидание стадии сделки». Это приводит к скоплению активных процессов. Они усложняют создание нового шаблона с рабочими документами. Если активных процессов будет много, то в один момент произойдет сбой работы всей системы. Обычно такое случается в самые неподходящий момент.

Пошаговая инструкция настройки в Битрикс 24

Шаг 1: Определите цели и задачи бизнес-процессов

Перед тем как начать настройку, важно четко понимать, что вы хотите автоматизировать. Например, вы можете настроить автоматическое распределение лидов среди менеджеров, контроль сроков выполнения задач, отправку уведомлений и т.д. Определите, какие задачи наиболее важны для вашего бизнеса.

Шаг 2: Выберите подходящий инструмент в Bitrix24

Bitrix24 предоставляет несколько инструментов для создания и управления бизнес-процессами:

• CRM-бизнес-процессы — для работы с клиентами, автоматизации продаж, управления лидами и сделками.
• Бизнес-процессы в задачах и проектах — для автоматизации задач и рабочих процессов внутри команды.
• Документы и файлы — для автоматизации работы с документами, согласования и утверждения.

Шаг 3: Настройка бизнес-процесса в CRM

1. Перейдите в CRM и выберите раздел «Сделки» или «Лиды», в зависимости от того, с чем вы планируете работать.

2. Откройте «Настройки» (шестеренка в правом верхнем углу) и выберите «Бизнес-процессы».

3. Нажмите на «Добавить шаблон» или выберите существующий шаблон для редактирования.

4. Определите триггеры и условия: выберите условия, при которых процесс будет запускаться (например, создание нового лида или изменение статуса сделки).

5. Создайте действия и этапы: добавьте необходимые действия, такие как отправка уведомлений, смена ответственного менеджера, установка задач и т.д. Вы можете использовать различные блоки — «Уведомление», «Создать документ», «Изменить элемент» и другие.

6. Настройте ветвление и условия: с помощью условий и логических операторов можно настроить разные пути выполнения бизнес-процесса в зависимости от определенных условий (например, сумма сделки или статус лида).

7. Сохраните и протестируйте процесс: перед запуском важно протестировать бизнес-процесс на небольшом объеме данных, чтобы убедиться, что он работает правильно.

Шаг 4: Настройка бизнес-процесса в задачах

1. Перейдите в раздел «Задачи» на рабочей панели Bitrix24.

2. Откройте «Настройки» и выберите «Бизнес-процессы».

3. Создайте новый шаблон или выберите существующий для редактирования.

4. Настройте последовательность задач: добавьте действия, которые должны выполняться автоматически (например, создание подзадачи после завершения предыдущей).

5. Настройте уведомления и роли: вы можете назначить ответственных за выполнение задач и настроить отправку уведомлений при наступлении определенных событий.

6. Запустите бизнес-процесс: сохраните и протестируйте его в реальной среде.

Шаг 5: Мониторинг и оптимизация бизнес-процессов

После того как бизнес-процессы настроены и запущены, важно следить за их работой. Bitrix24 предоставляет инструменты для мониторинга и анализа:

• Журнал процессов: позволяет отслеживать выполнение всех процессов, выявлять сбои и анализировать эффективность.
• Отчеты: создавайте отчеты по выполнению задач и эффективности работы команды.

Если вы видите, что какой-то процесс требует улучшения, его всегда можно оптимизировать — добавить новые шаги, изменить условия или настройки.

Плюсы использования бизнес-процессов в Bitrix24

• Экономия времени и ресурсов: автоматизация рутинных операций освобождает сотрудников от необходимости выполнения повторяющихся задач.
• Снижение числа ошибок: автоматизация позволяет избежать человеческого фактора.
• Повышение производительности: сотрудники могут сосредоточиться на более важных и креативных задачах.
• Контроль и прозрачность: менеджеры могут видеть статус задач и процессов в реальном времени.

Заключение

Настройка бизнес-процессов в Bitrix24 — это возможность вывести работу вашей команды на новый уровень. С помощью этого инструмента можно значительно улучшить производительность, снизить затраты и обеспечить высокое качество обслуживания клиентов. Главное — четко определить цели автоматизации и грамотно настроить процессы.

Реклама. Информация о рекламодателе по ссылкам в статье.