Главная / Блог / Как настроить бизнес-процессы в Bitrix24

Бизнес-процессы в Bitrix24: подробная инструкция по созданию и настройке

Опубликовано: 23 марта 2022

Обновлено: 4 сентября 2024

Оглавление Частые вопросы Похожие статьи

Хотите узнать, как настроить бизнес-процессы в Bitrix24 и вывести работу своей компании на новый уровень? Автоматизация рутинных задач, управление проектами и оптимизация взаимодействия внутри команды — все это возможно с помощью умных инструментов Bitrix24. В нашей статье мы подробно расскажем, с чего начать настройку, какие возможности предлагают встроенные шаблоны и как максимально использовать их для повышения эффективности вашего бизнеса. Готовы к тому, чтобы работать умнее, а не больше? Читайте дальше и откройте для себя все секреты автоматизации в Bitrix24!

392 просмотров

7 мин. чтения

Оглавление

Типы бизнес-процессов в Bitrix24
Настройка БП в Битрикс24
Наглядные примеры создания бизнес процесса в Битрикс24
Как работать в CRM с бизнес процессами Битрикс24?
Про конструктор
Самые популярные ошибки, которые допускаются при работе с бизнес-процессами
Пошаговая инструкция настройки в Битрикс 24
Шаг 1: Определите цели и задачи бизнес-процессов
Шаг 2: Выберите подходящий инструмент в Bitrix24
Шаг 3: Настройка бизнес-процесса в CRM
Шаг 4: Настройка бизнес-процесса в задачах
Шаг 5: Мониторинг и оптимизация бизнес-процессов
Плюсы использования бизнес-процессов в Bitrix24
Заключение

Получить консультацию

Оставьте заявку — уточним требования и подскажем решение под вашу задачу.

Что вы получите от настройки бизнес-процессов в Bitrix24

Целостную картину: сделки, задачи, документы и коммуникации связаны в единую схему, где бизнес-процессы Bitrix24 фиксируют ответственных, сроки и чек-листы на каждом этапе.
Рост скорости работы команды за счет автоматических напоминаний, роботов в CRM, шаблонов задач и типовых маршрутов согласования, которые не нужно каждый раз собирать вручную.
Прозрачный контроль: руководитель видит реальные узкие места в воронке и загрузке исполнителей, а система сама фиксирует просрочки и изменения статусов.
Снижение операционных ошибок: единые правила обработки лидов, проверок документов и передачи задач между отделами уменьшают человеческий фактор и потери данных.
Предсказуемое качество сервиса клиентам — каждый заказ проходит через одинаково настроенные шаги, а SLA и статусы автоматически контролируются через регламенты в системе.

Мини-кейс: как настроили продажи и производство в Bitrix24 за 6 недель

Средняя производственная компания с отделом продаж на 12 человек и разрозненным учетом заказов решила выстроить прозрачный цикл: от лида до отгрузки. До проекта вели всё в почте и Excel, руководителю было сложно контролировать воронку и загрузку производства.

Проблема: хаотичные сделки, дубли задач, нет общей картины по этапам; при этом планировалось подключать интеграции с 1С и сайтом, а также использовать гибкие бизнес-процессы в Bitrix24 для согласований.
Критерии выбора сервиса и настройки: наличие готовых CRM-воронок, настраиваемые роботы и триггеры, роли и права доступа, удобное канбан-представление задач, защита данных и логи действий сотрудников.
Результат за 1,5 месяца: единая CRM, автоматические напоминания и счета, прозрачный план-график производства, сокращение времени обработки заявки с 2 дней до 6 часов и предсказуемый отчет по марже по каждому проекту.

Бизнес-процессы в Битрикс доступны только на тарифе Профессиональный и Энтерпрайз, а также на коробочных версиях системы. Кликните здесь, чтобы выбрать подходящий тариф.

Для слаженной работы всей компании необходимо автоматизировать определенные процессы. Реализуется это путем использования набора полезных инструментов, которые в совокупности называются «Битрикс24». Они универсальные – подходят компаниям любого масштаба и сферы деятельности. Речь идет о следующих сервисах:

СЭД (электронная документация);
видеозвонки;
разработка задач;
контакт-центры;
CRM.

Это далеко не полный перечень инструментов, объединенных в систему Битрикс24. Их использование позволяет избавить сотрудников от рутинных действий и ускорить рабочий процесс на предприятии.

Как настроить бизнес-процессы в Bitrix24

Какие именно бизнес-процессы (БП) можно осуществлять с помощью сервиса? Оформление заявления на получение отпуска/на командировку, выдача наличных сотрудникам компании, выставление счета на оплату, составление исходящей документации. Настроить эти процессы можно в демо-версии сервиса. Это следует сделать в обязательном порядке.

Типы бизнес-процессов в Bitrix24

Статичные процессы — автоматизируют стандартные задачи, такие как согласование документов или запросы на отпуск.
Бизнес-процессы со статусами — позволяют автоматизировать более сложные сценарии с возможностью переключения между разными статусами. Это удобно для задач, где важен контроль на каждом этапе.

Настройка БП в Битрикс24

У каждого процесса есть три вкладки – «Доступ», «Подписи», «Настройки». Начните с последней – нажав на нее, заполните все предложенные поля. В частности, название БП, более подробное его описание, позиция в общем списке процессов, картинка (она поможет идентифицировать БП в общем списке).

Следующая вкладка – «Подписи». Все разделы и отдельные элементы, входящие в БП, могут быть изменены. В частности, можно добавить презентацию, изменить или удалить ее, добавить новый раздел, документ и папку.

Третья вкладка – «Доступ». Здесь можно указать права доступа к бизнес процессу (полные, частичные или персональные). Также есть дополнительные функции, которыми можно воспользоваться. Речь идет о следующих действиях – настроить поля процесса, удалить его или копировать. Еще пользователь может:

изучить подробно ранее запущенные процессы;
отметить те бизнес мероприятия, которые нуждаются в немедленной корректировке;
проанализировать активные процессы, которые еще не завершены;
удалить зависшие мероприятия из списка;
воспользоваться специальным поисковым фильтром.

Для автоматизации работы всех элементов нужно составить список бизнес-мероприятий. Он должен быть подробным и структурированным по датам исполнения и важности. Например, заявление на отпуск, утверждение этого заявления руководителем отдела, перерасчет зарплаты для работника, желающего уйти в отпуск.

Попробовать бесплатно Битрикс 24

Наглядные примеры создания бизнес процесса в Битрикс24

Пример 1. В системе создается подходящий тип информационного блока. Затем открывается новая страница. В которой размещается компонент «bitrix:bizproc.wizards». В его настройках указывает тип инфоблока. Этот компонент после сохранения всех настроек создает полноценный интерфейс, в котором уже можно приступать к формированию бизнес процесса.

В интерфейсе есть визуальные элементы, упрощающие выполнение большинство задач. С их помощью можно создать новые процессы, или изменить уже имеющиеся – исходящие документы, выдача наличных, заявление на командировку или на отпуск, счет на оплату.

Пример 2. Чтобы появился новый процесс, нужно нажать на кнопку «Создать новый» внутри ранее сформированного интерфейса. Откроется форма с обязательными полями для заполнения. Необходимо выбрать вкладку «Настройки» и заполнить все строки – название, описание, сортировка, картинка.

Как работать в CRM с бизнес процессами Битрикс24?

Нужно запустить систему и перейти в раздел CRM. Затем следует открыть вкладку «Настройки», выбрать подкатегорию «Роботы и бизнес процессы», нажать на «Бизнес-процесс». Откроется список опций, которые присущи для CRM:

лиды и контакты;
компания и сделка;
коммерческое предложение;
смарт-процессы и счета.

Напротив каждой опции есть две кнопки выбора – «Добавить шаблон» и «Список шаблонов». Активируйте любую из них. Если решите создать новый шаблон, то придется перейти в дизайнер бизнес-процессов для CRM-опций. В нем будет перечень действий, которые доступны только в режиме СРМ.

Модуль «Дизайнер» помогает проектировать, создавать и изменять бизнес процессы. Технология проектирования реализована с помощью визуального стиля программирования, который называется «Drag&Drop». Сложностей с его использованием не возникает. Шаблон открывается в специальном конструкторе. В нем можно задать ключевые параметры будущего бизнес-процесса, не имея даже базовых знаний в программировании.

А вот уже для создания спроектированного процесса следует хотя бы поверхностно познакомиться с кодом. Нужно будет поставить задачу, создать алгоритм ее выполнения и осуществить тестирование. Без предварительной базовой подготовки не получится реализовать этот набор действий.

Про конструктор

Специальный конструктор состоит из двух частей – административной и публичной. В первой части открыть список созданных шаблонов можно двумя методами. Либо выбрать желаемый информационный блок и в контекстном меню выбрать опцию «Шаблоны бизнес процессов». Либо же открыть раздел с настройками свойств блока и нажать на «Список готовых шаблонов».

Интересная статья Российские low-code платформ

Публичная часть позволяет открыть универсальный список через опцию «Действия» и подкатегорию «Настроить бизнес процессы». Существуют и другие способы. Они варьируются в зависимости от типа запрашиваемого документа.

Самые популярные ошибки, которые допускаются при работе с бизнес-процессами

Ошибка первая – совершение множества действий по отношению к разным полям одного документа. Эти меры не запрещено осуществлять, но они сильно затягивают процесс работы. Проще изменить группу полей документа выполним лишь одно действие.

Ошибка вторая – зацикливание бизнес процесса из-за неправильных условий выхода. Часто подобное случается, когда злоупотребляют кнопкой «Пауза». Во избежание подобного недочета необходимо несколько раз убедиться в правильности настройки процесса выхода из цикла.

Ошибка третья – нажата «пауза» вместо выбора команды «Ожидание стадии сделки». Это приводит к скоплению активных процессов. Они усложняют создание нового шаблона с рабочими документами. Если активных процессов будет много, то в один момент произойдет сбой работы всей системы. Обычно такое случается в самые неподходящий момент.

Пошаговая инструкция настройки в Битрикс 24

Шаг 1: Определите цели и задачи бизнес-процессов

Перед тем как начать настройку, важно четко понимать, что вы хотите автоматизировать. Например, вы можете настроить автоматическое распределение лидов среди менеджеров, контроль сроков выполнения задач, отправку уведомлений и т.д. Определите, какие задачи наиболее важны для вашего бизнеса.

Шаг 2: Выберите подходящий инструмент в Bitrix24

Bitrix24 предоставляет несколько инструментов для создания и управления бизнес-процессами:

CRM-бизнес-процессы — для работы с клиентами, автоматизации продаж, управления лидами и сделками.
Бизнес-процессы в задачах и проектах — для автоматизации задач и рабочих процессов внутри команды.
Документы и файлы — для автоматизации работы с документами, согласования и утверждения.

Шаг 3: Настройка бизнес-процесса в CRM

Перейдите в CRM и выберите раздел «Сделки» или «Лиды», в зависимости от того, с чем вы планируете работать.
Откройте «Настройки» (шестеренка в правом верхнем углу) и выберите «Бизнес-процессы».
Нажмите на «Добавить шаблон» или выберите существующий шаблон для редактирования.
Определите триггеры и условия: выберите условия, при которых процесс будет запускаться (например, создание нового лида или изменение статуса сделки).
Создайте действия и этапы: добавьте необходимые действия, такие как отправка уведомлений, смена ответственного менеджера, установка задач и т.д. Вы можете использовать различные блоки — «Уведомление», «Создать документ», «Изменить элемент» и другие.
Настройте ветвление и условия: с помощью условий и логических операторов можно настроить разные пути выполнения бизнес-процесса в зависимости от определенных условий (например, сумма сделки или статус лида).
Сохраните и протестируйте процесс: перед запуском важно протестировать бизнес-процесс на небольшом объеме данных, чтобы убедиться, что он работает правильно.

Шаг 4: Настройка бизнес-процесса в задачах

Перейдите в раздел «Задачи» на рабочей панели Bitrix24.
Откройте «Настройки» и выберите «Бизнес-процессы».
Создайте новый шаблон или выберите существующий для редактирования.
Настройте последовательность задач: добавьте действия, которые должны выполняться автоматически (например, создание подзадачи после завершения предыдущей).
Настройте уведомления и роли: вы можете назначить ответственных за выполнение задач и настроить отправку уведомлений при наступлении определенных событий.
Запустите бизнес-процесс: сохраните и протестируйте его в реальной среде.

Шаг 5: Мониторинг и оптимизация бизнес-процессов

После того как бизнес-процессы настроены и запущены, важно следить за их работой. Bitrix24 предоставляет инструменты для мониторинга и анализа:

Журнал процессов: позволяет отслеживать выполнение всех процессов, выявлять сбои и анализировать эффективность.
Отчеты: создавайте отчеты по выполнению задач и эффективности работы команды.

Если вы видите, что какой-то процесс требует улучшения, его всегда можно оптимизировать — добавить новые шаги, изменить условия или настройки.

Плюсы использования бизнес-процессов в Bitrix24

Экономия времени и ресурсов: автоматизация рутинных операций освобождает сотрудников от необходимости выполнения повторяющихся задач.
Снижение числа ошибок: автоматизация позволяет избежать человеческого фактора.
Повышение производительности: сотрудники могут сосредоточиться на более важных и креативных задачах.
Контроль и прозрачность: менеджеры могут видеть статус задач и процессов в реальном времени.

FAQ по выбору и настройке сервисов для бизнес-процессов в Bitrix24

Как выбирать онлайн-сервисы под задачи автоматизации в связке с Bitrix24?

Определите ключевые сценарии: обработка лидов, договорная работа, склад, проекты. Для каждого сценария проверьте, есть ли нативные модули или маркетплейсные приложения, и как они дополняют базовые бизнес процессы в Bitrix24. Оцените, кто будет владельцем процесса (руководитель, аналитик, интегратор), и заложите время на тестовый контур, прежде чем переносить всё в продуктив.

Насколько совместимы сторонние сервисы с Bitrix24 и где обычно возникают ограничения?

Большинство популярных сервисов телефонии, рассылок и финансовой аналитики имеют готовые коннекторы, но глубина интеграции разная. Узкие места — сложные кастомные поля, ветвления согласований и нетипичные статусы, которые могут не поддерживаться API. Важно заранее описать модель данных и роли, а также проверить, как интеграция отрабатывает типовые бизнес-процессы в Битрикс24 при ошибках или недоступности сервиса.

Как безопасно мигрировать процессы и данные в Bitrix24 из других систем?

Сначала переносите справочники и структуру (отделы, роли, воронки), затем основные объекты: контакты, компании, сделки, файлы. Для сложных маршрутов согласования используйте поэтапный перенос: часть процессов временно дублируйте в двух системах, пока не убедитесь, что в Bitrix24 бизнес-процессы отрабатывают логику без потерь. Обязательно настройте резервное копирование и логи изменений.

Как оценивать стоимость и скрытые ограничения при внедрении бизнес-процессов?

Считайте не только тарифы Bitrix24 и внешних сервисов, но и трудозатраты на постановку задач, аналитику, интеграцию и поддержку. Ограничения обычно проявляются в количестве сущностей, пользователей, вебхуков и сложности схем процессов. При сложной архитектуре полезно заранее обсудить бизнес процессы Bitrix24 с интегратором и зафиксировать список критичных сценариев, которые точно должны быть реализованы в рамках бюджета.

Как обеспечить безопасность и защиту данных при построении бизнес-процессов в Bitrix24?

Разделяйте права доступа по отделам и ролям, ограничивайте видимость полей с чувствительными данными и используйте аудит действий пользователей. Для интеграций создавайте отдельные технические учетные записи и ключи, а передачи данных логируйте. В регулярный регламент включите проверку ролей, резервного копирования и корректности работы всех бизнес процессов в Bitrix24 после обновлений и изменений настроек.

Заключение

Настройка бизнес-процессов в Bitrix24 — это возможность вывести работу вашей команды на новый уровень. С помощью этого инструмента можно значительно улучшить производительность, снизить затраты и обеспечить высокое качество обслуживания клиентов. Главное — четко определить цели автоматизации и грамотно настроить процессы.

Полезные переходы