Автоматизация hr-процессов — все нюансы

Основная задача hr-специалиста заключается в том, чтобы грамотно подбирать сотрудников, учитывая их профессиональные, личные качества, которые смогут обеспечить продуктивное развитие и эффективность бренда, компании.

Таким специалистам достается очень много работы. Чтобы разгрузить сотрудников, необходимо использовать определенные онлайн-сервисы, приложения. С их помощью можно заметно упростить процесс подбора персонала, не теряя эффективности.

Для чего необходима автоматизация hr

Специалист, который осуществляет подбор персонала для компании, испытывает массу трудностей:

• массовый отбор кадров достаточно трудно проводить из-за большой численности. Такие ситуации часто происходят в компаниях, которым требуется принять на работу десятки кадров за короткий промежуток времени;
• использование внешних инструментов не всегда оправдано. Если организации необходимо набрать большой штат сотрудников, руководство может обратиться в рекрутинговое агентство. Они специализируются на подборе персонала для компаний. Да, руководство сэкономит время своих работников, но новые кадры могут не оправдать этого.

Рекрутинговое агентство, безусловно, учитывает пожелания и критерии клиента, но оценить будущего сотрудника с точки зрения политики самой компании, оно не может. Кроме этого, некоторые агентства занижают критерии к кандидатам, если не могут найти сотрудников в установленный срок. В результате руководство заплатит агентству и получит некомпетентного сотрудника;

• техническая сторона вопроса. Кадровики тратят большое количество времени на расчет бюджета, поиск платформы для соискателей, а также хранилища, в котором будет содержаться информация о потенциальных кадрах.

Указанные проблемы можно достаточно легко решить, применив автоматизацию hr. Это синтез it-решений, которые фокусируются на поиске, подборе, обучении потенциальных сотрудников. Кроме этого, с помощью автоматизации можно выполнять различные задачи, которые касаются управления персоналом компании.

Преимущества автоматизации hr-процессов

• Значительное сокращение времени и сил на подбор потенциальных сотрудников.
• Поиск нужных кадров происходит в разы быстрее.
• Компания экономит бюджет, который отводится для привлечения новых сотрудников.
• Данные о соискателях хранятся в одном месте, информация о каждом кандидате полная.
• Поступающие анкеты прорабатываются в полном объеме.
• Кадровые задачи организации полностью решаются без применения чрезмерных усилий.

О недостатках

Избыток автоматизации может негативным образом отразиться на репутации компании. Не стоит отказываться от собеседования с потенциальным сотрудником в живом формате. Организация будет терять сотрудников, если эта задача будет возлагаться на чат-бота. То есть, кандидат прошел первичное тестирование, подходит по критериям, приходит в компанию и понимает, что это не та работа/обстановка, где он сможет качественно работать.

Все-таки собеседование в живую дает понимание для обеих сторон о нужности, резонности, компетентности друг друга. Во время разговора у кадрового специалиста есть возможность убедиться в достоверности резюме, узнать о профессиональных навыках. А соискатель может больше осведомиться о своих обязанностях, узнать о компании и так далее.

HR-процессы, подходящие для автоматизации

IT-технологии активным образом помогают бизнесу. Это касается кадрового дела в том числе. С помощью определенных программ можно автоматизировать:

• учет кадров;
• коммуникации, проходящие внутри компании;
• систему, которая ведет учет трудового времени;
• учет льгот/компенсаций;
• процесс обучения персонала.

Важно понимать, что вышеуказанный список выстроен с учетом структуризации. То есть, самая верхняя позиция имеет наибольший положительный процент при применении автоматизации.

Внедрение автоматизации hr-процессов пошагово

Не стоит пугаться масштабных работ. Внедрение осуществляется в шесть этапов. На это требуется немного времени.

Первый шаг. Необходимо проанализировать рекрутинг. Здесь важно составить четкие задачи, идентифицировать проблемы, учесть возможные ошибки и недочеты.

Второй шаг. Нужно разработать техническое задание. Важно прописывать все критерии, параметры для будущего сотрудника. Когда документ будет готов, его нужно согласовать с руководством.

Третий шаг. Нужно выбрать подходящее программное обеспечение. Так как существует множество сервисов, необходимо проанализировать рынок и выбрать подходящий вариант.

Четвертый шаг. Необходимо установить софт на компьютер и запустить систему по подбору персонала в компанию.

Пятый шаг. Так как программное обеспечение обладает множеством функций, нужно настроить работу софта «под себя». Если возникнет необходимость, следует скорректировать параметры.

Шестой шаг. Необходимо обучить кадровиков работать с установленной программой. В результате, hr-специалисты будут только обрабатывать входящие анкеты, прекращать сотрудничество с не подходящими кандидатурами, проводить «живые» собеседования с теми, кто успешно завершил первый отбор.

При установке ПО нужно понимать, что регулярно будут обновляться hr-инструменты, добавляться новые функции, которые будут способствовать улучшению работы. Более того, руководство должно вносить регулярно абонентскую плату, обеспечивать техническую поддержку, если возникнут такого рода проблемы.

Параметры выбора сервиса по автоматизации

Есть две большие категории софта для автоматизации hr-процессов: прикладные программы для работы на стационарных компьютерах, а также онлайн-сервисы, приложения. Каждая категория подразумевает две версии: для широкого пользования и профессиональное программное обеспечение. Последний разряд активным образом применяют рекрутинговый организации.

Перед тем, как выбрать нужный софт, необходимо точно знать, какой перечень задач можно решить посредством выбранной программы, как реализовать автоматизацию, сколько нужно будет заплатить за установку и обслуживание.

Основные возможности hr-приложения:

• проведение стандартных процессов, которые заключаются в импорте резюме в одну базу, а также в сортировке кандидатов по определенным параметрам;
• мгновенный поиск конкретного кандидата;
• объемное хранилище для всей информации;
• способность координировать действия сотрудников посредством единого центра;
• расчет аналитики, конверсии, а также построение воронок рекрутинга;
• способность подстраиваться под определенные бизнес-процессы;
• синтез со сторонними приложениями и программами.

Главное требование к программе – ее адекватная стоимость. Сумма должна окупиться в короткий промежуток времени. После того, как софт будет внедрен в систему, руководству не придется платить за подбор персонала. Более того, эффективность кадровых решений значительным образом увеличится.

Топ-6 комфортных для пользования hr-систем

Есть большое многообразие программ. Представим топ-6 самых популярных.

Hurma

Представляет собой полномасштабное решение для компаний. Программа имеет набор инструментов для работы с потенциальным сотрудником, рекрутинга, приема на работу, помощи в период адаптации, мотивирования сотрудников.

Особенности ПО:

• есть список сотрудников, где о каждом есть подробная информация;
• есть база, где хранятся вакансии, которые открывает компания;
• есть хранилище сотрудников для hr-специалиста;
• возможность импортировать сотрудника из системы подбора персонала;
• календарь, содержащий график отпусков, больничных и прочих причин, по которым работник не пришел;
• расчет зарплаты и отпускных производится автоматически;
• синтез с сайтами, которые специализируются на поиске вакансий (хедхантер и др.)

Для руководителей есть специальный сервис (OKR), с помощью которого можно управлять целями и задачами компании. Каждый сотрудник может подать заявку на встречу с генеральным директором, топ-менеджером.

BambooHR

Программное обеспечение для менеджеров среднего и малого бизнеса. Сервис имеет базовый набор функций для поиска, отбора и найма персонала. С помощью этой программы можно рассчитывать зарплату.

Можно осуществлять поиск данных о подходящих кандидатах. Есть возможность разделить права доступа для разных групп пользователей. Большой информационный раздел, где есть вся информация для новичков.

Zoho People

Программа, с помощью которой можно вести учет сотрудников, создавать стандартные отчеты hr-менеджера. Из глобальных преимуществ – наличие портала самообслуживания, то есть каждый сотрудник может принимать участие в обработке персональных данных. Также есть корпоративный календарь, система начисления зарплаты, возможность создания трек-листов, учет времени работы сотрудников.

С помощью этого ПО можно добавлять вакансии на сайты, подвергать синтаксическому анализу поступающие резюме, работать с рассылками и прочее.

PeopleForce

Масштабное программное обеспечение, которое ориентировано на аутсорсинговый бизнес. Здесь есть несколько разделов, то есть программ, каждая из которых обладает набором определенных функций:

• для управления персоналом компании;
• для поиска соискателей;
• для фиксации новых целей;
• для анализа степени вовлеченности работников;
• для оценки эффективности/продуктивности команды.

Здесь есть множество функций. К примеру, можно отследить время отсутствия сотрудника на рабочем месте. Такая опция особенно актуальна для компаний, где есть удаленная работа. ПО интегрируется с сайтами по поиску работников, мессенджерами.

Здесь можно составлять регулярные отчеты. Для новых пользователей есть бесплатный период для теста. Более того, есть мобильное приложение.

SageHR

Сервис, с помощью которого можно управлять рабочими ресурсами. Данные о сотрудниках загружаются за короткий срок. Можно сделать разделение работников по отделам. Есть возможность просмотра графика роста того или иного кадра.

Можно планировать смены. ПО мгновенно синтезируется с приложениями, которыми пользуется компания. Здесь есть график расходов.

В течении тридцати дней можно пользоваться сервисом бесплатно. Далее стоит выбрать тариф.

KinHR

Сервис, в котором можно проводить анализ эффективности персонала. Такая программа подойдет для масштабного бизнеса.

Сервис помогает новичкам адаптироваться, ответить на возникающие вопросы. Можно проводить контроль дней, а также причин отсутствия сотрудника на рабочем месте. Можно прописывать персональные цели.

На протяжении двух недель можно пользоваться программой бесплатно.

Контрольный список для hr-менеджера

Количество. Автоматизация будет иметь смысл и эффективность в том случае, если в организации трудится более 100 сотрудников. В компаниях с меньшим штатом проще и дешевле будет объяснить определенные рабочие моменты словесно.

Стремительность. Каждая организация должна иметь представление о норме текучести. Если показатели начинают стремительно увеличиваться, необходимо внедрять новые инструменты.

Делегирование рутины. Если больше половины времени hr-специалист тратит на однотипную работу, то стоит ее автоматизировать. Освободившееся время можно эффективно потратить на решение первостепенных задач.

Настроенные бизнес-процессы. В компании должна быть выстроена система управления персоналом. Эта система должна активно работать. Если в организации нет ответственного человека или, при выполнении задач все временные ограничения нарушаются, то внедрение новых технологий не исправит положение.

Здесь нужно выстраивать рабочую систему, только после этого проводит анализ и принимать решение о внедрении автоматизации.

Расширение бизнеса. Если организация планирует расширение и имеет для этого необходимые ресурсы и возможности, автоматизация будет уместной. К примеру, фирма планирует открыть новый филиал, открывает набор кадров для нового проекта и прочее.

Показатели эффективности. Автоматизация hr-процессов подойдет для компании, в которой расчеты уже не вмещаются в excel, а руководство требует предоставлять отчеты об эффективности в цифрах, таблицах и схемах.

Желание удержаться в популярной среде. Каждая компания желает оставаться в тренде, чтобы поток клиентов не прекращался. Чтобы этого добиться, необходимо следовать новым технологиям, автоматизация не является исключением.

В заключении

Автоматизация hr-процессов представляет собой мощный процесс, который способен вывести компанию на новый уровень. Благодаря внедрению особых ПО, менеджеры получат больше времени на эффективную работу.

Перед тем, как начать внедрение программы, необходимо проанализировать не только рынок ПО, но и структуру собственной компании.