10 лучших программ для электронного документооборота

Документооборот в компаниях представляет собой сложную структуру, избежать которую совершенно не получится. На этом держится вся работа индивидуального предпринимателя или масштабной организации. Чтобы заметным образом упростить ведение документов, многие начинают использовать специальные программы. Благодаря им можно автоматизировать работу с бумагами, исключить просрочки.

Что собой представляет СЭД

Система электронного документооборота представляет собой программу, предназначение которой в создании, хранении файлов, разграничении доступа, контроле над выполнением работы. Благодаря СЭД можно увеличить скорость работы над бумагами. Более того, можно упростить большое количество внутренних процессов компании. К примеру, обмен документами между некоторыми компаниями, подача отчетов в государственные структуры. Если раньше это отнимало огромное количество времени, то с использованием программ на это будет уходить гораздо меньше времени и сил.

В данном вопросе важно не путать СЭД с электронной системой мониторинга (ЕСМ). Да, здесь схожие функции, но есть и принципиальные отличия. ЕСМ предоставляет пользователям больше возможностей для работы. К примеру, здесь можно работать с изображениями, веб-страницами и видео. Данная система предполагает работу не только с документами, но и нацелена на управление корпоративной системой в целом.

Однако СЭД проще в настройке. Здесь меньше требований по внедрению в организацию, гораздо ниже стоимость.

Разновидности систем электронного обращения с бумагами компании

СЭД отличаются между собой алгоритмами, которые используются для обработки информации. К примеру, одна программа имеет упорядоченную структуру хранения сведений, другая – предполагает гибкую работу. Некоторые элементы схожи по своему функционалу, но каждая СЭД предназначена для определенной цели. Существует пять популярных видов:

• электронный архив. Здесь нет полного набора функций, чтобы можно было осуществлять полноценный документооборот в компании. Такие программы подходят для хранения огромного количества информации. Здесь можно очень быстро найти нужный документ;
• система workflow. Благодаря программе можно выполнять документооборот, присваивать статусы, создавать рассылки и так далее. Такого рода программы применяют для того, чтобы автоматизировать процесс выполнения тех задач, которые постоянно повторяются;
• гибриды. Само слово говорит за себя: программы, синтезирующие в себе преимущества нескольких систем. Каждая организация, которая пользуется данным видом, самостоятельно определяет алгоритм работы;
• коллаборативные системы. У таких программ цель заключается в поддержке различных форматов. Благодаря этому можно настроить рабочий процесс, который будет иметь гибкий характер;
• crm-функции. Кроме документов и огромного количества информации здесь можно хранить сведения о взаимодействии с покупателями/клиентами.

Выбор программы для электронного документооборота зависит от того, какими характеристиками обладает сам бизнес. Некоторым компаниям совершенно не нужен расширенный функционал, поэтому они выбирают более простые. Какую бы систему не выбрало руководство, основной упор необходимо делать на надежности, удобстве, безопасности. С помощью электронного документооборота можно тратить рабочее время более эффективно.

Возможности, функции СЭД

Сотрудники могут легко обмениваться нужными файлами, редактировать их. В свою очередь, руководители делают отчетную документацию, устанавливают разграничения относительно права доступа к тем или иным файлам, а также контролируют работу персонала.

Кроме этого, с помощью СЭД можно:

• стандартизировать документы;
• создать целостную структуру;
• сократить время на согласовании документов;
• исключить утерю важных бумаг из архива.

С помощью СЭД можно упростить и ускорить работу компании. Более того, руководители могут наблюдать за работой над документами, создавать различные копии/версии, устанавливать срок дедлайна.

Благодаря таким программам значительным образом сокращается расход на бумагу, канцелярские принадлежности, расходные материалы к принтерам.

Что касается недостатков, то они тоже есть. Но достаточно условные. К примеру, на то, чтобы внедрить такую систему в компанию потребуется время. Более того, нужно обучить персонал правилам пользования, настроить оборудование.

Чтобы система работала без перебоев, нужен сотрудник, который будет за этим следить. Здесь есть два варианта: или это будет специалист из штата, или можно воспользоваться услугами сотрудника компании, где был сделан заказ на программу.

Есть большое количество организаций, которые готовы установить программы по электронному документообороту. Такие компании называют операторами. Разберем 10 самых популярных и надежных систем, которые можно внедрить в структуру своей компании.

Контур.Диадок

1С:документооборот

Это один из продуктов российской компании «1С». Его предназначение заключается в том, чтобы автоматизировать документооборот. Здесь можно структурировать взаимодействие между работниками, контролировать процесс траты рабочего времени.

Документы учитываются согласно всем требованиям и инструкциям. Программа имеет большую гибкость. Каждый документ детализируется, сохраняется. Данная программа имеет достаточно широкий спектр возможностей.

Есть две разновидности продукта: «проф» и «корп». Отличия заключаются в наборе функций, возможностей, стоимости. Для государственных учреждений есть специальная версия.

Дело

Система электронного документооборота можно отнести к ЕСМ, с точки зрения функциональности. Благодаря этой программе можно не только автоматизировать общий документооборот, но и контролировать выполнение поручений. Также, можно настроить и следить за выполнением регламентированных руководством бизнес-процессов.

Программа способна выдержать даже сильные нагрузки, что является неоспоримым преимуществом. Более того, есть мобильное приложение. Есть архив, куда помещается огромное количество информации.

Тезис

Это полноценная российская система электронного документооборота, которая не зависит от импортных элементов. Высокоэффективная программа, которую используют для взаимной работы с государственными учреждениями, контрагентами.

Есть приложение, где можно выполнять определенные задачи. Данная программа отлично подойдет для автоматизации управления бизнесом.

Elma

Программа обладает широким функционалом, ввиду этого она сильно отличается от подобных систем. Здесь можно настраивать работу, исходя из индивидуальных предпочтений. Руководство может осуществлять контроль за работой штата, находить нужные бумаги, хранящиеся в архиве.

Что касается интерфейса, то он не простой. Разобраться в нем можно, но на это понадобиться чуть больше времени. С помощью программы можно не только автоматизировать документооборот, но и реализовать новые бизнес-идеи.

DocsVision

Программа обладает большим количеством полезных функций. Можно работать как с компьютера, так и со смартфона, так как есть мобильная версия. Здесь отлично структурирована работа с карточками документов, если сравнивать с подобными программами. Те, кто пользуется этой системой отмечают, что интерфейс программы понятный, на обучение уходит немного времени. Однако иногда система немного зависает, но этот недочет легко исправить, если в компании есть толковый специалист.

DocsVision входит в тройку лидеров среди подобных программ российского рынка.

Directum

Система оснащена высоким уровнем конфиденциальности и безопасности. Благодаря такой программе можно автоматизировать документооборот, так как есть множество функций. Настройка выполняется быстро. Пользователи отмечают, что данная программ синтезирует в себе простой интерфейс и мощный функционал.

Е1 Евфрат

Система создана по такому принципу, который исключает программирование, внедрение системы в структуру компании, настройку. Для установки системы не нужно нанимать узконаправленного специалиста. С этой задачей справится штатный администратор компании.

СЭД направлена на автоматизацию документооборота, и прекрасно справляется с этой задачей. Пользователи отмечают гибкость системы, простоту установки, комфорт в работе.

А2Б

Программа обладает большим количеством разнообразных функций. Стоит отметить, что данной системой пользуются практически все бизнес-сферы, так как «а2б» представляет собой универсальную программу.

Настроек здесь много. Разобраться в структуре достаточно просто. Руководители многих компаний хвалят данную программу именно за ее универсальность.

Landocs

Предпочтение данной программе отдают те компании, которые работают с контрагентами. Кроме того, эта СЭД подойдет для закрытия внутренних потребностей компании. Иными словами, для оборота документами между разными отделами одной организации.

Лицензированную версию не трудно освоить.

Tessa

Данная программа обладает высокой скоростью. Пользователи подтверждают этот факт, так как ежедневно пользуются системой при больших нагрузках. Интерфейс программы понятный. Здесь не требуется специальных навыков, чтобы освоить работу.

Систему можно использовать на разных устройствах, что подтверждает гибкость программы.

Как внедрить СЭД

Сначала установите программное обеспечение. Затем создайте пользовательские аккаунты и определите права доступа. Если нужно объединить СЭД с другими программами – интегрируйте их. Останется только обучить сотрудников.

При внедрении могут возникнуть проблемы, если:

• персонал с трудом осваивает новые технологии (большую часть сотрудников составляют люди предпенсионного возраста или специалисты, которым ранее не приходилось вносить данные в компьютер);
• руководство выдало инструкции по работе с СЭД, но не спешит их внедрять;
• плохо организована работа с документами в компании – существующий хаос тормозит перенос данных в цифровой формат.

В заключении

Мы рассмотрели 10 программ, у которых основная функция состоит в налаживании электронного документооборота. Стоит отметить, что универсальной системы нет. Каждая из рассмотренных имеет и положительные стороны, и отрицательные моменты. Здесь большое внимание стоит уделить и стоимости продуктов. Этот аспект немаловажен. Так как не каждая компания готова отдать порядка 100 000 рублей за программу. Для этих случаев есть более бюджетные системы. Разница заключается не только в цене, но и в наборе функций.

Поэтому для каждой компании есть подходящая программа. Нужно только выбрать ее среди списка и, уже в скором времени ощутить автоматизацию работы организации.