Системы электронного документооборота ЭДО ТОП 10 лучших

Документооборот в компаниях представляет собой сложную структуру, избежать которую совершенно не получится. На этом держится вся работа индивидуального предпринимателя или масштабной организации. Чтобы заметным образом упростить ведение документов, многие начинают использовать специальные программы. Благодаря им можно автоматизировать работу с бумагами, исключить просрочки.

СЭД позволяют отказаться от бумажных носителей информации и перейти к электронному оформлению документов. Такой подход увеличивает скорость принятия решений, облегчает и оптимизирует трудоемкие бизнес-процессы. Используется для организации работы с документами внутри компании. Благодаря автоматизации делопроизводства сотрудники избавляются от необходимости выполнять различные рутинные задачи.

ЭДО — что это

Система электронного документооборота представляет собой программу, предназначение которой в создании, хранении файлов, разграничении доступа, контроле над выполнением работы. Благодаря СЭД можно увеличить скорость работы над бумагами. Более того, можно упростить большое количество внутренних процессов компании. К примеру, обмен документами между некоторыми компаниями, подача отчетов в государственные структуры. Если раньше это отнимало огромное количество времени, то с использованием программ на это будет уходить гораздо меньше времени и сил.

В данном вопросе важно не путать ЭДО с электронной системой мониторинга (ЕСМ). Да, здесь схожие функции, но есть и принципиальные отличия. ЕСМ предоставляет пользователям больше возможностей для работы. К примеру, здесь можно работать с изображениями, веб-страницами и видео. Данная система предполагает работу не только с документами, но и нацелена на управление корпоративной системой в целом.

Зачем нужны ЭДО

Благодаря ЭДО компании оптимизируют временные и финансовые расходы на хранение и внутренний документооборот. При грамотно выстроенном электронном делопроизводстве ускоряются рабочие процессы. Использование этого инструмента делает компанию способной быстро адаптироваться к происходящим на рынке ситуациям.

Сервисы электронного документооборота позволяют:

• свести к минимуму время на поиск требуемых файлов;
• обеспечить хранение файлов в едином архиве;
• сократить время на корректировку, бумажную работу, подпись и согласование документов;
• автоматизировать взаимодействие между сотрудниками (отправлять уведомления, назначать и получать задания, обмениваться данными можно в один клик).

Все действия, осуществляемые с документами, выполняются и сохраняются внутри системы. Благодаря этому делопроизводство становится контролируемым, повышается исполнительность сотрудников компании.

Разновидности систем электронного обращения с бумагами компании

Системы ЭДО отличаются между собой алгоритмами, которые используются для обработки информации. К примеру, одна программа имеет упорядоченную структуру хранения сведений, другая – предполагает гибкую работу. Некоторые элементы схожи по своему функционалу, но каждая система предназначена для определенной цели. Существует пять популярных видов:

• электронный архив. Здесь нет полного набора функций, чтобы можно было осуществлять полноценный документооборот в компании. Такие программы подходят для хранения огромного количества информации. Здесь можно очень быстро найти нужный документ;
• система workflow. Благодаря программе можно выполнять документооборот, присваивать статусы, создавать рассылки и так далее. Такого рода программы применяют для того, чтобы автоматизировать процесс выполнения тех задач, которые постоянно повторяются;
• гибриды. Само слово говорит за себя: программы, синтезирующие в себе преимущества нескольких систем. Каждая организация, которая пользуется данным видом, самостоятельно определяет алгоритм работы;
• коллаборативные системы. У таких программ цель заключается в поддержке различных форматов. Благодаря этому можно настроить рабочий процесс, который будет иметь гибкий характер;
• crm-функции. Кроме документов и огромного количества информации здесь можно хранить сведения о взаимодействии с покупателями/клиентами.

Выбор программы для электронного документооборота зависит от того, какими характеристиками обладает сам бизнес. Некоторым компаниям совершенно не нужен расширенный функционал, поэтому они выбирают более простые. Какую бы систему не выбрало руководство, основной упор необходимо делать на надежности, удобстве, безопасности. С помощью электронного документооборота можно тратить рабочее время более эффективно.

Возможности, функции

Сотрудники могут легко обмениваться нужными файлами, редактировать их. В свою очередь, руководители делают отчетную документацию, устанавливают разграничения относительно права доступа к тем или иным файлам, а также контролируют работу персонала.

Кроме этого, с помощью электронного документооборота можно:

• стандартизировать документы;
• создать целостную структуру;
• сократить время на согласовании документов;
• исключить утерю важных бумаг из архива.

Также можно упростить и ускорить работу компании. Более того, руководители могут наблюдать за работой над документами, создавать различные копии/версии, устанавливать срок дедлайна.

Благодаря таким программам значительным образом сокращается расход на бумагу, канцелярские принадлежности, расходные материалы к принтерам.

Что касается недостатков, то они тоже есть. Но достаточно условные. К примеру, на то, чтобы внедрить такую систему в компанию потребуется время. Более того, нужно обучить персонал правилам пользования, настроить оборудование.

Чтобы система работала без перебоев, нужен сотрудник, который будет за этим следить. Здесь есть два варианта: или это будет специалист из штата, или можно воспользоваться услугами сотрудника компании, где был сделан заказ на программу.

Есть большое количество организаций, которые готовы установить программы по электронному документообороту. Такие компании называют операторами. Разберем 10 самых популярных и надежных систем, которые можно внедрить в структуру своей компании.

Как работают сервисы электронного документооборота

Внедрение — комплексный процесс. Он подразумевает под собой не только поиск, приобретение, установку ПО, но и оцифровку процессов, адаптацию системы под нужды компании, обучение персонала.

Порядок внедрения осуществляется по следующему алгоритму:

• анализ текущих бизнес-процессов, изучение регламента, маршрутизации, порядка работы с документами (для оптимизации процессов важно учитывать слабые места организации);
• выбор подходящего IT-решения, установка необходимого ПО, адаптация и интеграция ПО с используемыми системами (работу можно выполнять самостоятельно или с помощью специалистов);
• тестирование и оценка СЭД, ввод в опытную эксплуатацию;
• обучение персонала.

В начале работы могут возникать трудности, которые часто обусловлены человеческим фактором. Для каждого пользователя устанавливаются права доступа. Внедрение СЭД невозможно без предварительной покупки программного пакета, а также без аппаратных средств (сетевого оборудования, сервера и так далее). Операторы отслеживают корректность отправки и доставки документов, правильность форматирования, наличие подписей, сохранность архива.

ТОП лучших инструментов документооборота

Современные сервисы делают бизнес-процессы логичными, быстрыми, понятными. Гарантируют пользователям высокий уровень надежности и безопасности обрабатываемой информации. СЭД формируют единое рабочее пространство для структурных отделов и подразделений. Кроме того, сервисы можно масштабировать под потребности определенной компании, даже если изначально были приобретены и установлены коробочные решения. С их помощью можно следить за актуальностью данных, архивировать файлы.

ТОП 5 лучших сервисов

• Контур Диадок
• СБИС
• Калуга Астрал
• Такском

• DocSpace

ЭДО Контур.Диадок

Контур.Диадок — веб-программа, выступающая в качестве системы ведения документооборота в цифровом виде. Система позволят создавать, хранить, принимать, направлять формализованную и неформализованную документацию контрагентам. Созданные документы, подкрепленные электронной подписью, принимаются в ФНС и иных государственных структурах как оригиналы.

Сервис, который позволяет работать с документами в электронном виде. Здесь можно отправлять, подписывать, сортировать документацию любого формата. Общаться с контрагентами. Все операции делаются без дублирования на бумаге, с использованием электронной цифровой подписи.

Сформированные документы с цифровой подписью принимаются в ФНС и других государственных структурах в качестве оригиналов.

Платформа «Контур.Диадок» дает следующие возможности для бухгалтера и руководителя организации:

• массовое подписание документов в один клик;
• проверка статуса отчетов в любой момент;
• предоставление отчетов в ФНС в цифровом виде;
• получение вычета НДС по истечении срока отчетности;
• обмен документами с контрагентами.

Оперативное подписание и отправка документации позволяет быстро заключать сделки и получать прибыль. Программу можно использовать с компьютера и мобильного телефона. Это дает возможность руководителю решать вопросы, находясь на выезде. С помощью Контур.Диадок можно обмениваться документами с любыми пользователями системы, а также с клиентами других операторов ЭДО. Программа имеет возможность персональной настройки. В нее можно занести бизнес-процессы, выполняемые организацией с учетом направления деятельности.

Перейти на сайт

Функционал и возможности

Работа осуществляется через личный кабинет. В нём представлены разные разделы меню, в том числе «Документы», «Контрагенты», «Сообщения», « Справочная». Это основные рабочие инструменты. В каждом большом разделе есть подкатегории.

Например, открыв вкладку «Документы», мы получаем возможность работать с текущим документооборотом. А также создать новые акты, письма и прочее, или ознакомиться с документами на согласовании.Каждое письмо находится на своём месте. У Диадока есть архив, где бессрочно хранится каждый файл. Вы легко сможете найти документ даже 5-летней давности.

Платформа позволяет удобно общаться с контрагентами. Их можно найти в базе или если они ещё не зарегистрированы в системе, пригласить сюда для обмена документами. Система позволяет создавать отчёты и отправлять их в контролирующие органы.

Система Контур.Диадок предоставляет такие возможности для бухгалтера и директора компании:

• Получение вычета НДС по окончании периода отчетности.
• Обмен документацией с поставщиками.
• Проверка статуса отчетов.
• Отправка отчетов в ФНС в электронном варианте.
• Массовое подписание бумаг в один клик.

Преимущества

• В Диадок удобно заходить с любого гаджета через веб-интерфейс. Сайт сделан максимально простым и понятным, грамотно структурирован. В личном кабинете есть доступ к справочнику. В этом разделе можно бесплатно изучить всю полезную информацию. Например, как подключить или настроить маршрут согласования. Как работать с документами. Изучить новый формат электронной подписи и многое другое.
• Платформа строго защищает личные данные пользователей. Здесь предусмотрена двухфакторная аутентификация. Документы передаются по защищенному каналу. Это исключает риск перехвата корреспонденции.
• Контур Диадок активно развивается и помогает развиваться своим клиентам. На платформе регулярно проходят конкурсы, вебинары, проводятся премии и другие события.

Недостатки

• Главным недостатком сервиса можно условно назвать то, что он платный. Оплачиваются только исходящие документы, по разным тарифам. В среднем цена составляет от 5,7 до 7₽ за документ. Соответственно чем более солидный пакет оформить, тем выгоднее будут условия и ниже цены.

Тарифы

• Входящие документы
  • 600 исходящих документов / 4200 рублей
  • 1200 исходящих документов / 7800 рублей
  • 3000 исходящих документов / 18600 рублей
  • 6000 исходящих документов / 36000 рублей
  • 12000 исходящих документов / 68400 рублей
• Сертификат электронной подписи / От 1000 до 3000 рублей
• Право на использование модуля для типовых конфигураций 1С / 11800 рублей
• Услуги по интеграции с типовыми конфигурациями 1С / 2300 рублей
• Сопровождение модуля для типовых конфигураций / 2700 рублей За три месяца
• Услуги по интеграции с нестандартными конфигурациями 1С / От 10000 рублей
• API-Лицензия / 18000 рублей в год

Контур.EDI

С помощью этого способа осуществляется передача документов между поставщиками и покупателями, в зависимости от того, какие именно заявки и поставки были сделаны.

Требуется указать перечень услуг, которые вы хотите получить от торговой сети: это может быть продление обслуживания, подключение дополнительных опций и т.д.

• С помощью контактного телефона можно получить доступ к,
• Также вам необходимо будет предоставить ИНН и КПП вашей организации.

Вам будет предоставлен менеджер, который подробно ответит на все ваши вопросы.

Перейти на сайт

На семинарах, которые организуют проектная команда и представители торговых сетей, поставщики получают информацию об электронном документообороте EDI-сообщениями.

Мгновенная связь между офисом, магазинами и поставщиками. У товароведа появится возможность отправлять и получать заказы, отслеживать их выполнение и контролировать цены поставщиков, а также подписывать накладные в электронном формате через веб-сервис. Для того, чтобы управлять заказами и принимать электронные документы от поставщиков, в офисе торговой сети можно установить 1С-модуль.

1С:документооборот

Это один из продуктов российской компании «1С». Его предназначение заключается в том, чтобы автоматизировать документооборот. Здесь можно структурировать взаимодействие между работниками, контролировать процесс траты рабочего времени.

Документы учитываются согласно всем требованиям и инструкциям. Программа имеет большую гибкость. Каждый документ детализируется, сохраняется. Данная программа имеет достаточно широкий спектр возможностей.

Сервис предлагает широкий набор функциональных возможностей, позволяющих оптимизировать процессы работы с документами, ускорить их обработку, сократить риски ошибок и повысить эффективность работы сотрудников.

Основные характеристики и преимущества сервиса:

1. Централизованное хранение и управление документами: Сервис позволяет организовать единое хранилище документов, где они хранятся в структурированном и доступном виде. Пользователи могут быстро найти нужный документ, получить доступ к нему и контролировать его статус.

2. Электронный документооборот: С помощью сервиса 1С:документооборот можно автоматизировать процессы обмена документами внутри компании и с внешними партнерами. Это позволяет ускорить обработку документов, сократить время на их передачу и повысить точность данных.

3. Удобный интерфейс и интуитивно понятный функционал: Сервис 1С:документооборот имеет простой и понятный интерфейс, что делает его использование удобным для пользователей. Возможности поиска, фильтрации и сортировки позволяют быстро находить и обрабатывать нужные документы.

4. Контроль и аналитика: Сервис предоставляет инструменты для контроля выполнения задач, отслеживания сроков исполнения и анализа эффективности работы с документами. Менеджеры могут получать отчеты о состоянии документооборота и принимать обоснованные решения на основе аналитических данных.

5. Безопасность и конфиденциальность: 1С:документооборот обеспечивает высокий уровень безопасности данных. Сервис позволяет установить гибкие права доступа к документам, контролировать их изменения и сохранять информацию в защищенном режиме.

Сервис 1С:документооборот помогает компаниям сократить время и затраты на работу с документами, повысить эффективность и качество процессов обработки информации. Он является надежным инструментом для автоматизации документооборота и современного управления документами в организации.

Перейти на сайт

Есть две разновидности продукта: «проф» и «корп». Отличия заключаются в наборе функций, возможностей, стоимости. Для государственных учреждений есть специальная версия.

ЭДО Дело

Система электронного документооборота можно отнести к ЕСМ, с точки зрения функциональности. Благодаря этой программе можно не только автоматизировать общий документооборот, но и контролировать выполнение поручений. Также, можно настроить и следить за выполнением регламентированных руководством бизнес-процессов.

Перейти на сайт

Программа способна выдержать даже сильные нагрузки, что является неоспоримым преимуществом. Более того, есть мобильное приложение. Есть архив, куда помещается огромное количество информации.

ЭДО ТЕЗИС

Это полноценная российская система электронного документооборота, которая не зависит от импортных элементов. Высокоэффективная программа, которую используют для взаимной работы с государственными учреждениями, контрагентами.

Перейти на сайт

Есть приложение, где можно выполнять определенные задачи. Данная программа отлично подойдет для автоматизации управления бизнесом.

СБИС. Документооборот

СБИС – это совокупность программных решений для упрощения ведения бизнеса. С его помощью можно обмениваться документами, вести бухгалтерию, сдавать отчеты, проводить совещания, работать с клиентами и т.д. Сухая корпоративная структура превращается в живую социальную сеть с чатами, группами, новостями по рабочим и личным моментам, в которой задействованы коллеги и партнеры. С системой работают более миллиона компаний по всей России – как небольшие ИП, так и транснациональные корпорации.
Гибкая тарифная сетка позволяет подключать только те решения, которые требуются в конкретном бизнесе: отчетность и бухгалтерия, ЭДО, проверка контрагентов, закупки, ОФД и многое другое. Каждый отдельный модуль представлен несколькими тарифами с различными возможностями. Это позволяет индивидуально собрать тариф под нужды своей организации. Отдельно осуществляется покупка дополнительных пользователей для работы в системе, заказ электронной подписи, увеличение объема диска на сервере СБИС и пакеты SMS-уведомлений.

ЭДО Elma

Программа обладает широким функционалом, ввиду этого она сильно отличается от подобных систем. Здесь можно настраивать работу, исходя из индивидуальных предпочтений. Руководство может осуществлять контроль за работой штата, находить нужные бумаги, хранящиеся в архиве.

Перейти на сайт

Что касается интерфейса, то он не простой. Разобраться в нем можно, но на это понадобиться чуть больше времени. С помощью программы можно не только автоматизировать документооборот, но и реализовать новые бизнес-идеи.

Функционал ELMA:

• создание и ведение клиентской базы;
• история взаимодействия;
• ведение учёта звонков, писем, маркетинговых мероприятий;
• полное сопровождение покупателя в течение всего времени сотрудничества с ним (не ограничиваясь только лишь первичной сделкой);
• автоматизация вторичных торговых операций, cross-sell, сервисного обслуживания;
• контроль качества и сроков предоставления услуг, что помогает построить долгосрочные отношения с клиентом;
• построение воронки продаж и многое другое.

Преимущества

• доступность программного обеспечения, простота настройки;
• возможность оперативно вносить изменения и коррективы в стратегию реализации продукции;
• гибкая настройка системы под нужды пользователя, быстрое внедрение с CRM компании;
• большие возможности для интеграции, в том числе с 1С;
• возможность более быстрой обработки информации вне зависимости от того, из каких источников она поступает и где хранится;
• есть ДЕМО-версия;
• качественная техническая поддержка;
• гибкая тарификация (в т.ч. наличие бесплатного тарифа).

DocsVision

Программа обладает большим количеством полезных функций. Можно работать как с компьютера, так и со смартфона, так как есть мобильная версия. Здесь отлично структурирована работа с карточками документов, если сравнивать с подобными программами. Те, кто пользуется этой системой отмечают, что интерфейс программы понятный, на обучение уходит немного времени. Однако иногда система немного зависает, но этот недочет легко исправить, если в компании есть толковый специалист.

Перейти на сайт

DocsVision входит в тройку лидеров среди подобных программ российского рынка.

Directum

Перейти на сайт

Система ЭДО оснащена высоким уровнем конфиденциальности и безопасности. Благодаря такой программе можно автоматизировать документооборот, так как есть множество функций. Настройка выполняется быстро. Пользователи отмечают, что данная программ синтезирует в себе простой интерфейс и мощный функционал.

ЭДО Е1 Евфрат

Система создана по такому принципу, который исключает программирование, внедрение системы в структуру компании, настройку. Для установки системы не нужно нанимать узконаправленного специалиста. С этой задачей справится штатный администратор компании.

Перейти на сайт

СЭД направлена на автоматизацию документооборота, и прекрасно справляется с этой задачей. Пользователи отмечают гибкость системы, простоту установки, комфорт в работе.

А2Б СЭД

Перейти на сайт

Программа обладает большим количеством разнообразных функций. Стоит отметить, что данной системой пользуются практически все бизнес-сферы, так как «а2б» представляет собой универсальную программу.

Настроек здесь много. Разобраться в структуре достаточно просто. Руководители многих компаний хвалят данную программу именно за ее универсальность.

Landocs

Предпочтение данной программе отдают те компании, которые работают с контрагентами. Кроме того, эта СЭД подойдет для закрытия внутренних потребностей компании. Иными словами, для оборота документами между разными отделами одной организации.

Лицензированную версию не трудно освоить.

Tessa

Данная программа обладает высокой скоростью. Пользователи подтверждают этот факт, так как ежедневно пользуются системой при больших нагрузках. Интерфейс программы понятный. Здесь не требуется специальных навыков, чтобы освоить работу.

Платформа Tessa предназначена для налаживания документооборота в цифровом виде. Представляет собой универсальную, быструю и достаточно простую в применении программную систему для управления рутинными процессами бизнеса и обмена документами между разными подразделениями. Решения на базе сервиса Tessa — быстрые, яркие и привлекательные внешне внешне, современные в плане наличия встроенного функционала. Даже при небольшой скорости соединения с интернетом вам будет предоставлена возможность удобной работы для каждого пользователя.

Перейти на сайт

Систему можно использовать на разных устройствах, что подтверждает гибкость программы.

Функционал и возможности

Особенности платформы и преимущества по сравнению с конкурентами следующие:

• Комфорт для пользователя в плане работы без необходимости прохождения длительного дополнительного обучения.
• Высокая скорость обработки запросов пользователей и моментальное время отклика даже при значительной загрузке платформы.
• Возможность работы с любым размером сведений — сервис подойдет для организации с любым числом сотрудников.
• Мультиплатформенность — функционирует на всех устройствах, работающих на любых операционных системах, доступных на сегодняшний день: Windows, Mac OS, Linux и прочих.
• Система архивации вашей документации с сохранением быстроты доступа при необходимости.
• Возможность формирования отдельного программного решения с учетом отраслевых характеристик направления деятельности вашей компании.

Это современная и качественная платформа для работы с цифровым документооборотом, которая в любом случае подойдет для ваших нужд.

Как внедрить электронный документооборот

Сначала установите программное обеспечение. Затем создайте пользовательские аккаунты и определите права доступа. Если нужно объединить сервис электронного документооборота с другими программами – интегрируйте их. Останется только обучить сотрудников.

При внедрении могут возникнуть проблемы, если:

• персонал с трудом осваивает новые технологии (большую часть сотрудников составляют люди предпенсионного возраста или специалисты, которым ранее не приходилось вносить данные в компьютер);
• руководство выдало инструкции по работе с СЭД, но не спешит их внедрять;
• плохо организована работа с документами в компании – существующий хаос тормозит перенос данных в цифровой формат.

В заключении

Сервисы автоматизируют бизнес-процессы в компании, позволяют организовать безопасную, эффективную работу с электронными документами. На сегодняшний день считается передовым стандартом в делопроизводстве. При выборе необходимо предварительно проанализировать потребности, ресурсы и задачи компании, чтобы определить основные требования к сервисам. 

Мы рассмотрели 10 программ, у которых основная функция состоит в налаживании электронного документооборота. Стоит отметить, что универсальной системы нет. Каждая из рассмотренных имеет и положительные стороны, и отрицательные моменты. Здесь большое внимание стоит уделить и стоимости продуктов. Этот аспект немаловажен. Так как не каждая компания готова отдать порядка 100 000 рублей за программу. Для этих случаев есть более бюджетные системы. Разница заключается не только в цене, но и в наборе функций.

Поэтому для каждой компании есть подходящая программа. Нужно только выбрать ее среди списка и, уже в скором времени ощутить автоматизацию работы организации.

Реклама. Информация о рекламодателе по ссылкам в статье.